Доверенность на получение товара: обязательна ли и как оформить

Доверенность на получение товара обязательна или нет?

Закон не требует доверенность как таковую. Он требует другое: тот, кто забирает товар за компанию или ИП, должен иметь полномочие, а продавец вправе это полномочие проверить. Доверенность — самый простой способ его подтвердить, но не единственный. Имена получателей можно вписать прямо в договор поставки или прислать продавцу письмом заранее. Директору и самому предпринимателю доверенность не нужна вовсе.

Для склада продавца вопрос стоит жёстче. По ст. 312 ГК РФ должник, который не спросил у получателя подтверждение полномочий, сам несёт риск последствий. Отдали партию человеку «от покупателя» без бумаги, а покупатель потом говорит, что никого не присылал, — продавец рискует, что поставку сочтут невыполненной. Поэтому многие поставщики пишут в своих правилах отгрузки: без доверенности не отпускаем. Это их право, и спорить с ним на рампе бесполезно.

Ниже — ответы на вопросы, которые чаще всего звучат у ворот склада и в переписке с менеджером.

Печать на накладной заменяет доверенность?

Нет, хотя в споре суды учитывают печать покупателя на накладной как один из признаков полномочия — об этом ниже. Заранее на неё рассчитывать нельзя: оттиск не подтверждает, что конкретный человек вправе принять товар, и может оказаться у кого угодно. Да и сама печать для ООО — право, а не обязанность (п. 5 ст. 2 закона № 14-ФЗ), у многих компаний её давно нет.

Обратная ситуация тоже частая: доверенность есть, а печати на ней нет. Это нормально. С 2013 года ГК не упоминает печать в требованиях к доверенности организации: по п. 4 ст. 185.1 ГК РФ её подписывает руководитель или другое лицо, уполномоченное законом и уставом. Для действительности печать не нужна. Но по п. 2 ст. 312 ГК продавец вправе придержать товар, пока покупатель сам не подтвердит полномочия представителя, — например, письмом с адреса, указанного в договоре. Подтверждением служит именно такой ответ покупателя, а не оттиск на листке. Если поставщику всё же нужна печать на доверенностях, это условие стоит записать в договор поставки.

Директор или сам ИП приехал за товаром — бумага нужна?

Генеральный директор действует от имени общества без доверенности. Ему хватит паспорта и подтверждения должности: свежей выписки из ЕГРЮЛ или решения о назначении. Кладовщик сверит фамилию с реестром — это займёт минуту.

Предприниматель тем более ничего себе не выписывает: он и есть сторона договора. Паспорт плюс ИНН или ОГРНИП в накладной.

А вот заместителю, главному бухгалтеру, начальнику филиала и любому менеджеру доверенность нужна, даже если в компании они «главнее» кладовщика. Их должность сама по себе не даёт права расписываться за организацию перед чужим складом.

Что писать в доверенности, чтобы на складе не развернули?

Формы М-2 и М-2а из постановления Госкомстата № 71а с 2013 года не обязательны: формы первичных документов утверждает руководитель (ч. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ), Минфин отдельно подтвердил это в информации ПЗ-10/2012. Можно взять старый бланк, а можно написать текст свободно. Важно содержание, а не шапка.

Вот что продавец ищет глазами, когда берёт листок в руки:

• дата выдачи — без неё доверенность ничтожна, исправить это потом нельзя;
• кто выдаёт: полное наименование, ИНН, ОГРН или ОГРНИП;
• кому: ФИО и паспортные данные получателя;
• что получить: у какого поставщика, по какому договору, счёту или УПД;
• срок действия и подпись с расшифровкой: руководителя, другого лица, уполномоченного по закону и уставу, или самого ИП.

Образец текста для компании — подставьте свои данные:

ООО «Ромашка» (ИНН 7700000000, ОГРН 1027700000000) в лице генерального директора Петрова П. П., действующего на основании устава, доверяет водителю-экспедитору Сидорову Ивану Олеговичу (паспорт 4500 000000, выдан 01.02.2020 ГУ МВД России по г. Москве) получить у ООО «Поставщик» (ИНН 7800000000) товар по счёту № 418 от 05.10.2026 к договору поставки № 12 от 12.01.2026 и подписать от имени ООО «Ромашка» товарную накладную или УПД о его получении. Доверенность выдана 09.10.2026 без права передоверия и действительна по 30.10.2026 включительно. Подпись получателя ________ удостоверяю. Генеральный директор ________ Петров П. П.

Если ваша компания получает товар у одного поставщика каждую неделю, удобнее одна общая доверенность на сотрудника на длительный срок с формулировкой «товары по договору поставки № …». Собрать текст с нужными вариантами — любой товар или только по конкретному договору, поставщику или акту, с правом перевозки или без — можно в шаблоне доверенность на получение товара.

На какой срок выдаётся доверенность на получение ТМЦ?

На любой, который вы напишете. Максимального срока ГК не устанавливает. Если срок не указан, документ действует год со дня подписания — это прямо сказано в ст. 186 ГК РФ. Год — частый выбор для постоянного экспедитора или менеджера по закупкам.

Откуда тогда «15 дней»? Это указания к старой форме М-2: «срок выдачи — как правило, 15 дней», а при получении в порядке плановых платежей — календарный месяц. Сейчас это не правило, а привычка бухгалтерий. Короткий срок разумен, когда товар везёт посторонний человек: потеряет бумагу — она быстро сама перестанет работать.

Доверенность прекращается раньше срока, если компания её отменила, прекратила существование (ликвидирована или присоединена к другой при реорганизации) или выдавший её предприниматель умер. Об отмене нужно известить не только получателя, но и поставщиков, перед которыми он представлял компанию, — порядок разобран в статье о том, как отменить доверенность и уведомить представителя.

Как ИП выдать доверенность физическому лицу без печати?

Так же, как компания, только подписывает сам предприниматель. Печати ГК не требует ни от компании, ни от предпринимателя. Нотариус тоже не нужен: нотариальная форма доверенности обязательна для сделок, которые сами удостоверяются нотариально, для подачи заявлений о госрегистрации прав или сделок и распоряжения правами из госреестров. Получение партии товара сюда не входит.

В шапке пишут «Индивидуальный предприниматель Иванова Анна Сергеевна, ОГРНИП …, ИНН …». Получателем может быть кто угодно: продавец в вашем магазине, родственник, знакомый с машиной. Требование «выдавать только работникам» было в указаниях к форме М-2, Гражданский кодекс такого не содержит.

Один нюанс для бухгалтерии: если получатель не ваш работник, договор о полной материальной ответственности с ним не заключить. Поэтому для постороннего человека полномочие лучше сузить до одной партии и нескольких дней.

Если доверенность нужна для чего-то шире — получать товар, подписывать акты, вести переписку, — подойдёт общая доверенность с перечнем полномочий. А для машины и ГИБДД действуют свои правила, о них — в материале про доверенность на управление автомобилем.

Товар забирает водитель перевозчика: чья доверенность нужна?

Зависит от того, кому водитель подчиняется.

Если вы наняли транспортную компанию по договору транспортной экспедиции, доверенность вы выдаёте экспедитору — ст. 802 ГК прямо обязывает клиента сделать это, когда без неё экспедитор не может исполнить поручение. Экспедитор, приняв груз, выдаёт вам экспедиторскую расписку (п. 4.1 ст. 4 закона № 87-ФЗ). Впишите в доверенность экспедитору право передоверия: тогда транспортная компания сама выпишет бумагу своему водителю, и если экспедитор — организация, нотариус для неё не нужен (п. 3 ст. 187 ГК). Экспедитору-предпринимателю передоверие пришлось бы удостоверять у нотариуса, поэтому проще выписать доверенность прямо на его водителя.

Если водитель — частник, с которым вы договорились сами, доверенность пишете прямо на него, как в образце выше. Добавьте фразу о праве перевезти товар до вашего склада: при споре о пропаже по дороге она покажет, что груз был у вашего представителя, а не у поставщика.

Как быть с доверенностью при ЭДО?

Разделите две вещи: кто физически забирает коробки и кто подписывает документ о приёмке.

Водитель или кладовщик, который приехал за грузом, по-прежнему показывает бумажную доверенность — электронный документооборот её не отменяет. А вот электронный УПД подписывают в системе. Если подпись квалифицированная (через операторов ЭДО так подписывают почти всегда), директор ставит КЭП организации, а любой другой сотрудник — свою личную КЭП и прикладывает машиночитаемую доверенность (МЧД), подписанную той же КЭП организации, — это требование п. 2 ч. 1 ст. 17.2 закона № 63-ФЗ. Для ИП то же правило закреплено в ст. 17.3: сотрудник предпринимателя подписывает своей подписью и прикладывает МЧД, подписанную подписью ИП.

Без доверенности подпись сотрудника под УПД не подтверждает его полномочий, и всплывает это позже — в споре о приёмке. Закон называет машиночитаемый вид одним из вариантов, но в обмене через оператора ЭДО работает только он: бумагу к электронному УПД не приложишь. С 01.09.2027 ст. 17.2, 17.3 и 17.5 закона № 63-ФЗ действуют в новой редакции (закон от 04.08.2026 № 315-ФЗ) — если выпускаете МЧД на год, сверьтесь с ней.

На бумажном УПД получатель расписывается в строке 15 «Товар (груз) получил», а реквизиты доверенности указывают в строке 8 «Основание передачи (сдачи)/получения (приемки)». В товарной накладной ТОРГ-12 для них есть отдельные поля «по доверенности № … от …» и «выданной».

Отдали товар без доверенности: кто отвечает?

Нажмите на схему, чтобы увеличитьЛистайте вбок; нажмите ещё раз, чтобы уменьшить

Риск — на продавце. При выборке со склада ст. 458 ГК считает обязанность продавца исполненной, когда товар к сроку готов и покупатель об этом знает. Но если партию затем выдали чужому человеку, покупатель её так и не получил, а по п. 1 ст. 312 ГК продавец, не проверивший полномочия, несёт риск последствий. В споре накладная с подписью неуполномоченного лица передачу покупателю сама не докажет: покупатель может потребовать партию заново, а продавцу останется искать того, кто увёз товар.

Есть два способа выкрутиться, и оба не гарантированы.

1. Доказать, что полномочие явствовало из обстановки (абз. 2 п. 1 ст. 182 ГК). Это работает в основном при доставке: товар принял работник покупателя на его же складе, расписался и поставил штамп. При самовывозе со склада продавца довод слабее. Суды оценивают всё вместе: штамп, адрес, прошлые поставки тем же людям.
2. Получить одобрение (ст. 183 ГК). Одобрением суды обычно признают действия самого покупателя: оплату партии, принятие её к учёту, претензию по качеству. Одобренная сделка считается совершённой им с самого начала.

Гораздо дешевле не доводить до этого. Кладовщику достаточно минуты: сверить паспорт с доверенностью, проверить дату и срок, посмотреть, тот ли поставщик и договор указаны. Оригинал или копию доверенности кладут к накладной — через год этот лист станет доказательством, если покупатель скажет, что товар не получал. Расхождения в количестве или качестве фиксируют в акте приема-передачи товара в момент передачи, а не по звонку на следующий день. Как выстроить приёмку, если речь о технике с гарантией, разобрано в статье о приёмке по договору поставки оборудования.

Для постоянных отношений есть способ проще разовых бумажек: перечислить в договоре поставки товара работников покупателя, которые вправе принимать товар, с паспортными данными. Полномочия в договоре действуют так же, как доверенность (п. 4 ст. 185 ГК), и продавцу не нужно требовать ничего сверх паспорта.

Вопросы и ответы

Можно ли оформить доверенность на получение товара онлайн?

Да, текст можно составить и заполнить онлайн, но для бумажного получения его нужно распечатать и подписать от руки руководителю или ИП. Скан или фото с подписью продавец принимать не обязан: подлинность подписи на картинке не проверить. Полностью электронный вариант — машиночитаемая доверенность по ст. 17.5 закона № 63-ФЗ: для обмена между компаниями — по единой форме с Госуслуг, выпустить её можно через сервис ФНС или оператора ЭДО. Она подписывается КЭП организации, выданной на директора, и работает там, где документы подписывают электронно. Для водителя на складе всё равно нужен лист бумаги.

Можно ли в одной доверенности дать право получать ТМЦ и подписывать первичные документы?

Да, и так даже правильнее. Само получение без подписи на накладной или УПД мало что даёт: продавцу нужен документ, подписанный уполномоченным человеком. Поэтому в текст пишут обе части — «получить товар» и «подписать товарную накладную, УПД, акт о приёмке от имени организации». Если сотрудник ещё и подписывает электронные УПД, ему дополнительно нужна МЧД: бумажный экземпляр к документу в системе ЭДО не приложить. Право подписывать договоры или вносить в них изменения лучше давать отдельной бумагой и не смешивать с отгрузкой.

Нужна ли доверенность на получение груза в транспортной компании?

Да, если груз забирает не сам получатель, указанный в накладной транспортной компании. Для организации-получателя груз выдают директору по паспорту и подтверждению должности или любому человеку по доверенности от компании. Частному лицу груз отдадут лично по паспорту, а представителю — по доверенности от этого человека. У каждого перевозчика свои требования к форме и способу передачи доверенности, поэтому правила конкретной компании стоит прочитать на её сайте до поездки на терминал.

Кто подписывает доверенность на получение ТМЦ, если директора нет на месте?

Подписать может только тот, кто вправе выдавать доверенности от имени организации: руководитель или лицо, уполномоченное законом и уставом. Если директор в отъезде, подпишет заместитель, который по уставу и ЕГРЮЛ сам второй руководитель (п. 1 ст. 53 ГК). Если же у заместителя только доверенность с правом передоверия, его бумага на кладовщика — передоверие от физлица: её удостоверяет нотариус, исключение в п. 3 ст. 187 ГК — лишь для юрлиц и руководителей филиалов. Проще, чтобы директор заранее подписал доверенности на тех, кто ездит за товаром. Главный бухгалтер без такого полномочия доверенности не подписывает, даже если раньше на старых бланках М-2 стояла и его подпись.

Источники

• ст. 182 ГК РФ — представительство и ст. 183 ГК РФ — сделка неуполномоченным лицом
• ст. 185 ГК РФ — общие положения о доверенности
• ст. 185.1 ГК РФ — удостоверение доверенности
• ст. 186, ст. 187 и ст. 188 ГК РФ — срок, передоверие, прекращение доверенности
• ст. 312 ГК РФ — исполнение обязательства надлежащему лицу
• ст. 9 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» — первичные учётные документы
• ст. 2 закона № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» — печать общества
• ст. 17.2 закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи» — доверенность представителя юрлица
• ст. 4 закона № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности» — экспедиторская расписка
• Информация Минфина России № ПЗ-10/2012 — унифицированные формы первичных документов не обязательны с 01.01.2013

Автор статьи: Дарья Мельникова