Сотрудника призвали на срочную службу: как работодателю оформить увольнение и выплаты

Сотрудник принёс документ из военкомата и сообщил, что через несколько дней уезжает на службу. Для работодателя это не повод немедленно распечатать заявление «по собственному желанию». Сначала нужно установить, что произошло: вызов на мероприятия призыва, обычный призыв на военную службу, мобилизация, заключение контракта или военные сборы. От этого зависит, прекращается ли трудовой договор, приостанавливается ли он или сотрудника лишь освобождают от работы на подтверждённое время.

Ниже разобрана ситуация обычного призыва на военную службу, которую в деловой речи называют срочной службой, для работодателя-организации. Основание — пункт 1 части первой статьи 83 ТК РФ. Альтернативная гражданская служба названа в той же норме, но документы о направлении отличаются. Мобилизация, предусмотренные статьёй 351.7 ТК РФ контракты и военные сборы не оформляются по этому алгоритму автоматически.

Если работодатель — ИП. Основание прекращения по статье 83 сохраняет значение, но правила о пособиях нельзя переносить с организации без проверки. Часть вторая статьи 307 ТК РФ предусматривает определение случаев и размеров выходного пособия и других компенсационных выплат трудовым договором с работодателем — физическим лицом. Поэтому предпринимателю нужно отдельно проверить договор и применимые специальные нормы; этот материал не обещает каждому работнику ИП автоматическое пособие по статье 178. Особенности договоров сроком до двух месяцев также проверяют отдельно по статье 292 ТК РФ.

Прочитайте документ: слово «военкомат» не является основанием увольнения

Вызов может быть связан с уточнением данных, медицинским освидетельствованием, заседанием призывной комиссии или отправкой к месту службы. Для кадрового решения важна конкретная цель. Документ о необходимости явиться на медицинское освидетельствование ещё не доказывает, что работник призван и должен прекратить трудовые отношения. Если уволить его заранее, компания рискует получить спор о незаконном увольнении.

Проверьте ФИО, реквизиты документа, выдавший орган, содержание решения и дату отправки. Зафиксируйте, когда документ поступил работодателю и кто его принял. Если представлена нечитаемая фотография или фрагмент без основания вызова, запросите полный документ или официальное уточнение. Не требуйте от работника сведения о здоровье и иные данные, которые не нужны для решения кадрового вопроса.

Не ограничивайтесь возрастом сотрудника или его устным сообщением «меня забирают». Возрастные рамки призыва и календарь мероприятий не заменяют индивидуальное подтверждение. Также не стоит строить алгоритм на предположении, что повестки бывают только бумажными: при проверке формы и юридической силы учитывается действующее военное законодательство. Задача кадровика — установить подтверждённое основание трудового решения, а не самостоятельно пересматривать решение призывной комиссии.

Рабочая запись о поступлении. «От работника … получен документ … от … № …, содержащий сведения о … и дате явки/отправки … . Документ зарегистрирован … . Копия приобщена к материалам кадрового решения. Для определения основания прекращения либо сохранения трудовых отношений проверяется содержание документа и применимость пункта 1 части первой статьи 83 или статьи 351.7 ТК РФ».

Нажмите на схему, чтобы увеличить.

Отделите срочный призыв от мобилизации, контракта и сборов

Пункт 1 части первой статьи 83 ТК РФ прямо исключает из рассматриваемого основания призыв по мобилизации и направление на службу в войска национальной гвардии по мобилизации. Для предусмотренных статьёй 351.7 случаев действует механизм приостановления трудового договора. Поэтому формулировка «любая военная служба означает увольнение» неправильна.

Контракт также нельзя автоматически оформлять как добровольный уход работника. В действующей статье 351.7 перечислены соответствующие контракты о прохождении службы в период мобилизации, военного положения или военного времени и контракты о добровольном содействии. Сначала проверяют конкретные документы и условия нормы. Старые памятки, где любой контракт предлагается оформлять увольнением по собственному желанию, не заменяют действующий закон.

Военные сборы — ещё одна отдельная ситуация. Сам факт вызова на сборы не даёт основания прекратить трудовой договор по пункту 1 части первой статьи 83. Для временного исполнения соответствующих обязанностей применяют гарантии освобождения от работы. Нельзя заменять их отпуском без сохранения заработной платы только потому, что бухгалтерии так удобнее закрыть табель.

Не требуйте заявления «по собственному» и двухнедельной отработки

Увольнение по пункту 1 части первой статьи 83 относится к обстоятельствам, не зависящим от воли сторон. Оно не основано на инициативе работника по статье 80 ТК РФ. Поэтому заявление о собственном желании не является обязательным документом для этого основания, а обычный срок предупреждения, связанный с добровольным увольнением, сюда механически не переносится.

Работник может подать сопроводительное обращение, чтобы передать документы, указать дату отправки и контакты для выдачи документов. Это полезно для организации процесса, но не меняет правовую природу увольнения. Не следует заставлять его писать «прошу уволить по собственному желанию», чтобы избежать выходного пособия: формальное заявление не исправляет давление и подмену основания.

Пример обращения сотрудника. «Передаю документ … от … № …, подтверждающий призыв на военную службу и отправку … . Прошу оформить прекращение трудового договора на предусмотренном законом основании, подготовить расчёт и документы. Для взаимодействия по их получению сообщаю … . Приложение: …». Такая форма не содержит отказа от выплат и не превращает призыв в добровольное увольнение.

Не путайте этот случай с сокращением штата. Не требуется искусственно предлагать вакансии и проводить процедуру сокращения, чтобы оформить уже подтверждённый призыв. Условия о предложении другой работы в статье 83 относятся к определённым основаниям, а не ко всем пунктам статьи сразу. Отдельное желание компании сохранить специалиста после службы не даёт права игнорировать установленное основание.

Определите дату прекращения по документам, а не по удобству табеля

Дата увольнения должна быть связана с подтверждённой отправкой к месту службы и фактической возможностью продолжать работу. Роструд в инструкции по этому основанию ориентирует на последний день работы, предшествующий дате отправки. Не следует оформлять прекращение за несколько недель до службы только потому, что документ уже получен, или удерживать работника после необходимой даты ради передачи дел.

Внутри кадрового пакета различайте дату получения документа, дату издания приказа, дату прекращения договора и дату отправки. Они могут не совпадать. Если приказ подготовлен заранее, это особенно важно для отчётности: срок передачи сведений о кадровом мероприятии может быть связан с датой приказа, а не с будущим последним днём работы.

Сложнее ситуация, когда сотрудник уже отправлен, а работодатель узнал об этом позже. Не создавайте фиктивную дату подписания приказа и подпись работника задним числом. Зафиксируйте действительную дату получения подтверждения, запросите необходимые сведения и отдельно обоснуйте дату прекращения. При неопределённости лучше провести правовую проверку конкретного случая, чем объявлять любой предыдущий день прогулом.

Учебная ситуация. Работник передал документ в понедельник; отправка предусмотрена в пятницу, четверг является его последним рабочим днём перед отправкой. Компания успевает оформить приказ, расчёт и выдачу документов к четвергу. Внутренний срок сдачи ноутбука не переносит увольнение на следующий понедельник. Если фактический график или документы иные, даты примера нельзя копировать автоматически.

Сопоставьте решение с подписанным трудовым договором: проверьте должность, место работы, режим, реквизиты и предусмотренные дополнительные гарантии. Шаблон полезен как структура трудовых условий, но его переподписание не требуется для увольнения по закону. Действующее основание и документы о призыве важнее формальной ссылки в старом договоре.

Подготовьте приказ и корректное основание записи

Прекращение оформляется приказом работодателя по статье 84.1 ТК РФ. Укажите работника, должность, прекращаемый договор, дату и точное основание. Документ, подтверждающий призыв, должен быть назван с реквизитами. Недостаточно написать в строке основания только «в армию» или «по повестке»: такие слова не заменяют норму трудового законодательства.

Формулировка основания. «Трудовой договор прекращён в связи с призывом работника на военную службу, пункт 1 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации». В приказе отдельно указывают документ-основание: его вид, орган, дату и номер, а также подтверждённую дату отправки, если она содержится в документе. Для альтернативной гражданской службы формулировка адаптируется под направление на заменяющую военную службу АГС.

Ознакомьте работника с приказом под подпись. Если это невозможно из-за отсутствия либо работник отказывается ознакомиться, на приказе делают соответствующую запись. Нельзя подписывать за сотрудника или превращать отсутствие подписи в основание не выплачивать расчёт. При необходимости составьте акт, который фиксирует обстоятельства, а не предполагаемые мотивы человека.

Не переносите на приказ об увольнении все возможности обычного кадрового электронного документооборота. Для отдельных документов действуют специальные исключения и правила, а для дистанционных работников — дополнительные особенности взаимодействия. Если сотрудник уже не может приехать, проверьте допустимую процедуру для его режима работы вместо отправки неподписанного файла в мессенджер с просьбой «считать ознакомленным».

Внутренняя резолюция. «Кадровой службе оформить приказ и сведения о трудовой деятельности; бухгалтерии произвести окончательный расчёт с отдельным отражением выходного пособия; ответственному за имущество организовать передачу без задержки законных выплат; ответственному за воинский учёт направить необходимые сведения в установленном порядке». Такая резолюция помогает разделить задачи, но не заменяет сам приказ.

Нажмите на схему, чтобы увеличить.

Соберите выплаты в разные строки

Для обычного трудового договора с организацией расчёт включает заработную плату за отработанное время, компенсацию всех неиспользованных отпусков и выходное пособие в размере двухнедельного среднего заработка по статье 178 ТК РФ. Возможны и дополнительные суммы, предусмотренные трудовым или коллективным договором. Каждая выплата имеет своё основание и метод расчёта: нельзя назвать весь итог «пособием» и потерять отпускную компенсацию.

Заработную плату рассчитывают по фактически отработанному времени и установленной системе оплаты. Если до увольнения сотрудника освобождали от работы для исполнения подтверждённых государственных обязанностей, соответствующие дни нельзя автоматически считать неоплачиваемым отсутствием. Табель и основания оплаты проверяют отдельно от последующего прекращения договора.

Компенсация отпуска по статье 127 ТК РФ рассчитывается за неиспользованные дни. Нужно восстановить рабочие годы, использованные отпуска, исключаемые периоды и дополнительные отпуска при наличии права на них. Ошибка «работал меньше полугода — компенсации нет» недопустима: право на денежную компенсацию при увольнении не тождественно общему сроку возникновения права использовать первый отпуск.

Выходное пособие при этом основании не является наградой за хорошую работу и не зависит от того, согласен ли директор отпустить специалиста. Его не заменяют заработной платой за последние две недели. Также не нужно ждать окончания службы или подтверждения, что уволенный не устроился в другую компанию: это не выплата за второй месяц трудоустройства при сокращении.

Проверьте расчёт среднего заработка по действующим правилам

С 1 сентября 2025 года применяется Положение, утверждённое постановлением Правительства РФ от 24.04.2025 № 540, а не прежнее постановление № 922. Бухгалтерия должна проверить расчётный период, учитываемые выплаты, фактически отработанные дни или часы, исключаемое время, премии и возможное повышение оплаты. Оклад текущего месяца сам по себе не равен среднему заработку.

По общему правилу расчёт опирается на двенадцать календарных месяцев, предшествующих соответствующему периоду сохранения среднего заработка. Для предусмотренных Положением случаев отсутствия заработка или отработанного времени действуют специальные правила. Поэтому сотруднику, недавно принятому на работу, нельзя отказать в пособии только из-за отсутствия полного двенадцатимесячного стажа у этого работодателя.

Для среднего дневного заработка, не связанного с отпуском и отпускной компенсацией, учитываемую зарплату за отработанные дни делят на фактически отработанные дни расчётного периода. При суммированном учёте используют средний часовой заработок по соответствующим правилам. Делитель 29,3 относится к отпускным расчётам в предусмотренной модели и не должен без проверки переноситься на выходное пособие.

Пункты 9 и 13 Положения № 540 отдельно регулируют средний месячный заработок для выходного пособия через среднее количество рабочих дней или часов в месяце года. В письме от 02.06.2026 № 14-1/ООГ-2290 Минтруд разъяснил применение этого порядка ко всем выплатам статьи 178 и пропорциональный расчёт за часть месяца. При этом письмо не закрепляет универсальную числовую пропорцию перевода двух недель в долю месяца. Письмо является разъяснением, а не новым нормативным правилом.

Поэтому в расчётной записке недостаточно поставить «оклад / 2» или «средний дневной × 14». Нужно показать установленный средний заработок, применённую методику определения двухнедельной выплаты и её правовое обоснование с учётом действующих правил и разъяснений. Если программа предлагает готовый коэффициент, бухгалтер должен проверить его, а не считать настройку программы источником права. При спорной методике следует получить адресное разъяснение и не занижать гарантированную работнику выплату.

Проверяемый пример базы. Допустим, после исключения неучитываемых выплат и периодов сумма зарплаты, принимаемая для среднего дневного заработка, равна 840 000 рублей, а фактически отработано 240 дней. Средний дневной заработок составит 840 000 / 240 = 3 500 рублей. Это база для дальнейшего расчёта по применимым правилам, а не готовое двухнедельное пособие. Умножение на произвольные 14 календарных дней дало бы 49 000 рублей, но само по себе не доказывает законность такого результата.

Дополнительные гарантии проверьте до окончательного расчёта

Статья 178 допускает повышенные размеры пособий и другие предусмотренные договором случаи выплат с учётом установленных Кодексом ограничений. Если компания обещала повышенную выплату, нельзя игнорировать её только потому, что закон устанавливает меньший минимум. Сначала определите, на какое основание увольнения распространяется обещание и как именно сформулирован размер.

Проверьте коллективный договор, если он действует у работодателя: дополнительные гарантии могут находиться именно там. Шаблон помогает организовать разделы, но не создаёт коллективный договор одним решением директора и не заменяет предусмотренную законом процедуру его заключения. Для конкретной выплаты применяют фактически действующий документ.

Если стороны хотят установить дополнительную гарантию в индивидуальном трудовом договоре, её можно оформить через дополнительное соглашение к трудовому договору. Это документ об изменении условий и улучшении гарантии, а не соглашение об увольнении по другому основанию. Нельзя включать в него отказ от обязательного пособия или условие «выплатим только после отсутствия претензий».

Вариант условия о дополнительной сумме. «При прекращении трудового договора по пункту 1 части первой статьи 83 ТК РФ в связи с обычным призывом Работодатель наряду с обязательными выплатами по закону выплачивает дополнительную сумму … рублей. Дополнительная сумма не заменяет и не уменьшает заработную плату, компенсацию неиспользованного отпуска и установленное законом выходное пособие. Выплата производится в срок окончательного расчёта».

Фиксированная дополнительная сумма в такой формулировке понятнее, чем нерасшифрованные «два оклада вместо всех компенсаций». Но даже улучшение нужно согласовать в пределах полномочий представителя работодателя и с учётом специальных ограничений для отдельных категорий руководителей и организаций. В этой статье не предлагается универсальная схема выплат, обходящая такие ограничения.

Нажмите на схему, чтобы увеличить.

Не удерживайте отпуск, использованный авансом, по общему шаблону

Статья 137 ТК РФ отдельно исключает удержание за неотработанные дни использованного отпуска при увольнении по пункту 1 части первой статьи 83. Это важно, когда сотрудник недавно получил полный ежегодный отпуск, а рабочий год ещё не закончился. Нельзя просто скопировать расчёт добровольного увольнения и уменьшить итог на «долг по отпуску».

Проверьте настройки зарплатной программы: автоматическое удержание может сработать, если кадровик выбрал неверный код основания. Исправить нужно не только сумму в ведомости, но и первичную причину ошибки. Если деньги уже удержаны неправомерно, вопрос возврата и последствий задержки решается отдельно; подпись сотрудника в обходном листе не делает удержание законным.

Учебный пример. На дату увольнения в программе отражено 12 000 рублей за неотработанные дни отпуска. При обычном призыве по рассматриваемому основанию эта сумма не удерживается по правилу статьи 137. Если начислены зарплата 28 000 рублей, отпускная компенсация 7 000 рублей и иные положенные выплаты, нельзя уменьшать их общий итог на эти 12 000 рублей только из-за незавершённого рабочего года. Размер пособия рассчитывается отдельной строкой.

Другие задолженности тоже требуют самостоятельного основания и процедуры. Невозвращённый аванс, спор о повреждении имущества, заём работнику и исполнительный документ — разные ситуации. Нельзя объединить их в строку «долг перед компанией» и удержать из любого вида выплаты без проверки правил и ограничений. Если есть исполнительный документ, бухгалтер отдельно проверяет, допускается ли взыскание из соответствующей выплаты.

Передачу ноутбука и дел организуйте отдельно от увольнения

Работодатель вправе потребовать возврата принадлежащего ему имущества и организовать передачу документов. Но отсутствие подписи одного отдела в обходном листе не даёт права задерживать увольнение, трудовую книжку или обязательный расчёт. Эти процессы должны идти параллельно. Особенно это важно, когда до отправки остаётся один рабочий день.

Составьте опись имущества: наименование, инвентарный и серийный номера, комплектность, состояние, дата передачи, принимающее лицо. Для рабочих файлов определите корпоративное хранилище и ответственного за приём. Не требуйте передать пароли от личных аккаунтов или личную переписку; доступ к корпоративным системам прекращают через администратора с сохранением необходимых рабочих данных.

Формулировка акта. «Работник передал, представитель Работодателя принял оборудование по перечню … . Состояние и комплектность зафиксированы в таблице … . По позиции … имеются расхождения … . Настоящий акт фиксирует фактическую передачу и не является соглашением об удержании денежных средств или отказом сторон от предусмотренных законом требований».

Выдайте документы и выплатите деньги в установленный срок

По статье 140 ТК РФ причитающиеся суммы выплачивают в день увольнения. Если работник в этот день не работал, применяется предусмотренное статьёй правило о выплате не позднее следующего дня после предъявления требования о расчёте. При споре о размере работодатель обязан в установленный срок выплатить неоспариваемую сумму. Нельзя заморозить весь расчёт до разрешения одного разногласия.

В день прекращения договора выдайте трудовую книжку либо предоставьте сведения о трудовой деятельности в соответствии со статьями 66.1 и 84.1 ТК РФ, а также необходимые документы по применимым правилам. Если ведётся бумажная книжка, запись должна соответствовать приказу и закону. Не создавайте одновременно противоречащие друг другу основания в бумажных и электронных сведениях.

При отсутствии работника или отказе получить бумажную трудовую книжку направьте уведомление о необходимости явиться либо дать согласие на отправку почтой. Пересылка книжки требует предусмотренного законом согласия. Для сведений о трудовой деятельности действует отдельный порядок статьи 84.1; не считайте, что согласие на электронную переписку автоматически решает вопрос доставки всех документов.

Закройте отчётность и сохраните подтверждения

Сведения о трудовой деятельности в подразделе 1.1 формы ЕФС-1 при увольнении передают не позднее рабочего дня, следующего за днём издания соответствующего приказа или иного документа, подтверждающего прекращение отношений. Этот порядок следует из законодательства о персонифицированном учёте и разъясняется СФР. Если приказ издан заранее, не откладывайте проверку срока до даты отправки сотрудника на службу.

Проверьте реквизиты работника, дату кадрового мероприятия, основание и реквизиты приказа. Сохраните не только файл отправки, но и результат приёма отчёта. Сообщение программы «отправлено» и подтверждение, что сведения приняты без ошибок, — не одно и то же. При обнаружении ошибки выполните установленный порядок корректировки, не создавая второе самостоятельное увольнение.

Отдельно выполните обязанности организации по воинскому учёту и направлению сведений об увольнении. Применяйте действующие требования статьи 4 Федерального закона № 53-ФЗ и Положения о воинском учёте, а не старое упоминание двух недель из архивной инструкции. По подпункту «а» пункта 32 Положения о воинском учёте сведения об увольнении направляют в течение пяти дней со дня увольнения в соответствующий военный комиссариат и (или) орган местного самоуправления. Не подменяйте этот срок двумя неделями для другого вида сведений; проверьте форму и сохраните подтверждение направления. Подача ЕФС-1 не заменяет автоматически все обязанности перед военным комиссариатом.

Контрольный маршрут для кадровика и руководителя

• Установлено содержание документа: подтверждён обычный призыв, а не только вызов на мероприятие или случай приостановления по статье 351.7.
• Дата прекращения соотнесена с отправкой, документы не датируются фиктивно задним числом.
• Основание приказа и сведений о трудовой деятельности совпадает с пунктом 1 части первой статьи 83 ТК РФ.
• Не требуется заявление по собственному желанию, не навязано ожидание двух недель.
• Зарплата, компенсация отпуска, законное пособие и дополнительные выплаты рассчитаны раздельно.
• Средний заработок проверен по Положению № 540; выбранная методика двухнедельной выплаты раскрыта, а не скрыта в коэффициенте программы.
• Удержание за неотработанные дни отпуска исключено; остальные удержания проверены отдельно.
• Передача имущества не задерживает обязательные документы и выплаты.
• Сведения направлены в установленные сроки, результаты приёма и доставки сохранены.

В деле об увольнении должна восстанавливаться вся цепочка: подтверждённое основание, дата, приказ, ознакомление или отметка о невозможности, расчёт, выдача документов и отчётность. Тогда компания может объяснить каждое действие без ссылки на устные договорённости и старую памятку.