Сотрудника вызвали в суд свидетелем: как оформить отсутствие и определить оплату

В отдел кадров принесли повестку: сотрудник должен прийти в суд в середине рабочего дня. Руководитель готов отпустить его, но бухгалтерия спрашивает, что начислить: обычную зарплату, средний заработок или ничего. Ответ зависит не от слова «повестка», а от процессуального статуса человека и вида производства. Свидетель по гражданскому делу и свидетель в арбитражном суде получают разные по механизму гарантии.

Ниже — порядок для работодателя, у которого человек работает по трудовому договору и вызван именно свидетелем. Он помогает определить основание отсутствия, собрать подтверждения, не потерять фактически отработанные часы и выдать документы для компенсации. Участие присяжного, вызов в военкомат, государственная служба и представительство компании имеют специальные правила и этим алгоритмом не заменяются.

1. Сначала установите, кого и в каком качестве вызвали

Посмотрите не только на название суда. В одном районном суде могут рассматривать гражданские и уголовные дела, а также административные дела по КАС РФ. Нужны сведения о производстве, статусе вызванного лица, дате и времени явки. Формулировка работника «меня пригласили на заседание» не позволяет выбрать правильный вид начисления.

В статье 70 ГПК РФ закреплена обязанность вызванного свидетеля явиться в суд в назначенное время. В арбитражном процессе такая обязанность предусмотрена статьёй 56 АПК РФ. Свидетель сообщает сведения о лично известных ему обстоятельствах; он не становится представителем компании только потому, что спор связан с её договором, а зарплату ему платит эта компания.

Если в документе стоит «истец», «ответчик», «представитель», «потерпевший» или иной статус, не переписывайте его как «свидетель» ради удобства программы. Для потерпевшего в уголовном процессе есть собственные гарантии возмещения, но это не делает все статусы взаимозаменяемыми. Явка сотрудника по личному спору в качестве стороны также требует самостоятельной оценки, а не автоматического применения правил о свидетеле.

Пример. Менеджер присутствует в арбитражном суде по доверенности работодателя и отстаивает требования компании. Другой сотрудник вызван туда же свидетелем, чтобы сообщить обстоятельства передачи товара. Название суда и номер дела одинаковые, но основание поездки различается. Представителю оформляют выполнение служебного поручения по применимым правилам; свидетелю — исполнение обязанности по вызову суда.

2. Разделите освобождение от работы и источник денег

По статье 170 ТК РФ работодатель освобождает человека от работы с сохранением места или должности на время исполнения предусмотренных законом государственных или общественных обязанностей, которые должны исполняться в рабочее время. Это основание нельзя подменять просьбой «возьмите отпуск за свой счёт, иначе не отпустим».

При этом сохранение места работы не означает, что во всех случаях именно работодатель сохраняет средний заработок. Общая норма предусматривает компенсацию со стороны привлёкшего органа в установленном законом размере. Специальные процессуальные нормы уточняют, кто и как платит в конкретной ситуации. Поэтому приказ об освобождении и распоряжение бухгалтерии о начислении — связанные, но не одинаковые решения.

Проверьте также действующий трудовой договор: в нём могут быть дополнительные гарантии или индивидуальный режим, влияющий на то, какие часы совпали с вызовом. Шаблон помогает структурировать такие условия для новых договоров, но обязательная гарантия статьи 170 действует и без её переписывания в договор. Отсутствие отдельного пункта не является основанием отказать свидетелю.

Нажмите на схему, чтобы увеличить.Нажмите ещё раз, чтобы уменьшить. Увеличенную схему можно прокрутить по горизонтали.

Схема 1. Сохранение места работы и источник выплаты проверяют раздельно.

3. Выберите оплату по виду судопроизводства

Основные развилки приведены в таблице. Она относится к работнику-свидетелю; переносить её на эксперта, переводчика, представителя или участника разбирательства в другом статусе нельзя. В особенности не следует путать административное дело по КАС РФ с делом об административном правонарушении по КоАП РФ.

Для гражданского дела статья 95 ГПК РФ говорит о денежной компенсации работающему свидетелю, а не о сохранении среднего заработка работодателем. Порядок её выплаты связан с судебным постановлением и правилами о процессуальных расходах. Старая памятка с формулировкой «любому свидетелю средний заработок сохраняется на работе» здесь может привести к неверной настройке расчёта.

Иное прямое указание содержит часть 4 статьи 107 АПК РФ: работающему свидетелю средний заработок сохраняется по месту работы за время отсутствия в связи с явкой в арбитражный суд. Работодатель не может отправить его за этой выплатой к другой стороне спора вместо исполнения собственной обязанности.

В уголовном процессе статья 131 УПК РФ относит недополученную зарплату свидетеля к процессуальным издержкам. Суммы выплачиваются на основании постановления уполномоченного должностного лица или судебного акта. Бухгалтерская справка работодателя подтверждает данные для этой процедуры, но не заменяет решение о возмещении.

4. Примите повестку и уведомление без лишних формальностей

Попросите работника сообщить о вызове сразу после получения и передать доступное подтверждение. Для внутренней работы удобно письменное уведомление с приложением повестки. Но отсутствие специального бланка заявления, придуманного компанией, само по себе не отменяет документально подтверждённую обязанность явиться. Унифицированное заявление на отпуск здесь вообще не требуется.

Формулировка уведомления. «Сообщаю о вызове в [суд] в качестве свидетеля по делу № [номер] на [дата, время]. Прошу освободить меня от работы на время исполнения обязанности и необходимого проезда. Мой рабочий день по графику — с [время] до [время]. Копию повестки прилагаю. После явки представлю подтверждение фактического времени нахождения в суде».

Если вызов поступил через средства связи, не отвергайте его только потому, что работник не принёс бумагу с привычным штампом. Например, статья 188 УПК РФ прямо допускает передачу повестки на допрос с помощью средств связи. Проверьте отправителя, сведения о лице и его статусе, время и место. Подтверждать сомнительный вызов лучше через официальные контакты органа, а не по неизвестному номеру из сообщения.

Когда повестка поступила администрации по месту работы для передачи работнику, зарегистрируйте получение и передайте её адресату с подтверждением. Не откладывайте передачу до конца смены, если это лишает человека возможности вовремя исполнить вызов. По статье 188 УПК РФ организации, которым передана такая повестка, обязаны передать её вызываемому лицу.

5. Определите время освобождения с учётом дороги и графика

Повестка на 11:00 не отвечает на вопрос, сколько рабочих часов человек пропустит. Учтите местонахождение суда, время на прибытие и проход, фактическое ожидание и возможность вернуться после окончания процессуального действия. Для поездки в другой город понадобятся билеты и разумный маршрут. Из приказа должно быть понятно, какие дни или часы сотрудник освобождён от работы и на основании каких сведений это определено.

Не ограничивайте период минутами самого допроса, если без проезда и ожидания выполнить обязанность было невозможно. Одновременно билет на поздний вечер не доказывает автоматически, что весь следующий рабочий день тоже занят судом. Соотносите документы и фактические обстоятельства. Необходимость отсутствия накануне или после заседания должна быть объяснима маршрутом, а не только желанием продлить поездку.

Пример с частью дня. Работник трудится с 9:00 до 18:00, перерыв — с 13:00 до 14:00. С учётом подтверждённого маршрута и нахождения в суде он отсутствовал с 10:00 до 15:00. Фактически работал с 9:00 до 10:00 и с 15:00 до 18:00 — четыре часа. Остальные четыре рабочих часа связаны с вызовом; обеденный перерыв не превращается в пятый рабочий час отсутствия.

6. Издайте приказ, который не смешивает разные гарантии

В приказе укажите работника, должность, основание и период освобождения, сохранение места работы, правила подтверждения фактического времени и поручения кадровику с бухгалтерией. Для этого подходит собственная форма работодателя. Название «приказ об освобождении от работы в связи с исполнением государственной обязанности» точнее, чем «отпуск по повестке» или «командировка свидетеля».

Общая часть приказа. «Освободить [Ф. И. О., должность] от работы [дата, время / период] в связи с вызовом в качестве свидетеля в [суд, номер дела] с сохранением места работы (должности). Основание: повестка от [дата], уведомление работника от [дата], статья 170 ТК РФ. Отделу кадров уточнить фактический период отсутствия по документам о явке и проезде и передать сведения для расчёта».

Для арбитражного дела. Дополните: «Сохранить средний заработок за время отсутствия в связи с явкой в арбитражный суд в соответствии с частью 4 статьи 107 АПК РФ. Бухгалтерии произвести расчёт на основании подтверждённого периода и применимых правил исчисления среднего заработка». Не заменяйте эту обязанность произвольной фиксированной суммой.

Для гражданского дела. Вместо предыдущей фразы укажите: «Бухгалтерии подготовить по обращению работника справку о среднем дневном заработке для получения компенсации в порядке статьи 95 ГПК РФ и Положения, утверждённого постановлением Правительства РФ № 1240». Если коллективный или трудовой договор предусматривает дополнительную выплату работодателя, оформите её отдельным пунктом со своим основанием.

Ознакомьте работника с приказом и сообщите руководителю период отсутствия. Уточните, кому сотрудник передаёт справку после явки и кого уведомляет, если заседание затянулось. Не включайте обязательство «отработать пропущенные часы бесплатно»: освобождение по закону не создаёт долг рабочего времени, который можно погасить сверхурочно без оформления и оплаты.

Нажмите на схему, чтобы увеличить.Нажмите ещё раз, чтобы уменьшить. Увеличенную схему можно прокрутить по горизонтали.

Схема 2. Пример для дня 9:00–18:00 с часовым неоплачиваемым перерывом.

7. После явки проверьте подтверждение, а не содержание показаний

Попросите отметку на повестке, справку суда или иной надлежащий документ о явке с датой и, когда это важно для учёта, временем нахождения. Сведения о дороге дополняют этот документ, но не заменяют его. Если отметка содержит только дату, а спор касается нескольких часов, предложите уточнить подтверждение. Не вписывайте самостоятельно время в документ, выданный судом.

Отложенное заседание не означает автоматически, что отсутствия по уважительной причине не было. Свидетель мог прибыть по действующему вызову, пройти контроль и ждать объявления. Зафиксируйте, когда он явился и когда был освобождён. Если об отмене сообщили заранее и ехать больше не требовалось, обстоятельства другие: уточните период освобождения и порядок возвращения к обычной работе.

Для нового заседания получите новое подтверждение даты или продолжения вызова. Первоначальная повестка не открывает бессрочное освобождение «до окончания дела». В одном процессе человека могут вызвать несколько раз с большими промежутками. Каждую фактическую явку и её пересечение с рабочим временем учитывают отдельно, чтобы не образовался необоснованный многонедельный период отсутствия.

Когда сотрудник по объективным причинам не смог заранее уведомить работодателя, начните с установления обстоятельств. Подтверждённый вызов и фактическую явку нельзя игнорировать только потому, что приказ не успели подписать утром. Если остаются необъяснённые часы до или после исполнения обязанности, разбирайте их отдельно; правомерная часть отсутствия не становится нарушением из-за спора об остальном времени.

В деле по событию сохраните последовательность: получение вызова, сообщение работника, приказ, подтверждение фактической явки, документы о дороге, уточнение табеля и результат расчёта. Судебный акт о компенсации работнику не всегда нужен для исполнения кадровой обязанности. Не задерживайте выдачу справки о зарплате до того, как суд решит вопрос о выплате: справка как раз может потребоваться для этого решения.

8. Разведите табельный учёт и расчёт процессуальной компенсации

В учёте рабочего времени отражайте действительные обстоятельства. Если организация использует обозначения унифицированных форм Т-12 или Т-13, для невыходов на время исполнения государственных или общественных обязанностей применяется код «Г» или «23». При собственных формах закрепите понятное обозначение и правила отражения часов. Один и тот же код отсутствия не должен автоматически означать одинаковый плательщик по всем видам дела.

Для части рабочего дня используйте предусмотренный вашей системой способ раздельно показать отработанные часы и освобождение: дополнительные строки, составное обозначение либо отдельную расшифровку. Главное — не начислить обычную зарплату за часы, в которые работы не было, и не убрать из оплаты часы, которые человек реально отработал. Основание для среднего заработка или дополнительной гарантии проверяют отдельно.

Есть важное отличие от процессуального расчёта. Пункты 32 и 34 Положения № 1240 содержат специальные правила учёта неполного дня для соответствующих выплат; в частности, неполный день, затраченный в связи с уголовным или гражданским судопроизводством, засчитывается за один рабочий день — восемь часов. Это правило адресовано расчёту предусмотренной компенсации и не разрешает кадровику записывать восемь часов отсутствия вместо четырёх фактических.

Не переносите такое округление автоматически на любую выплату работодателя и на каждый вид производства. В справке передайте достоверные сведения о графике, явке, начислениях и фактически отработанном времени. Вопрос о размере процессуального возмещения решает уполномоченный орган по применимой норме. Кадровая запись не должна подгоняться под желаемую сумму компенсации.

Практическое разделение. В день из предыдущего примера табель показывает четыре часа работы и четыре рабочих часа освобождения. Справка для суда содержит средний дневной заработок и реальные сведения об отсутствии. Если суд применяет предусмотренный пунктом 34 порядок учёта неполного дня, это не требует задним числом исключать из зарплаты уже отработанные четыре часа.

9. Рассчитайте средний заработок там, где платит работодатель

Для сохранения среднего заработка свидетелю в арбитражном суде используйте статью 139 ТК РФ и действующее Положение, утверждённое постановлением Правительства РФ от 24.04.2025 № 540. Старое Положение № 922 не следует указывать как действующую основу расчёта за октябрь 2026 года. Не смешивайте средний заработок с окладом за текущий месяц.

При обычном учёте для оплаты полного рабочего дня берут учитываемую зарплату за расчётный период и фактически отработанные в нём дни. Общий расчётный период — двенадцать календарных месяцев перед периодом сохранения среднего заработка. Исключаемые периоды и суммы, премии, повышение оплаты и отсутствие заработка проверяют по Положению № 540. Делитель 29,3, применяемый для календарного отпуска, здесь не является универсальным решением.

Учебный расчёт. За расчётный период в базу вошло 1 200 000 рублей, фактически отработано 240 дней. Средний дневной заработок — 1 200 000 / 240 = 5 000 рублей. Сотрудник отсутствовал в связи с явкой свидетелем в арбитражный суд два полных рабочих дня по своему графику. При этих исходных данных сохраняемый заработок — 5 000 × 2 = 10 000 рублей. Остальные дни месяца оплачивают по фактической работе.

Эта сумма приведена до удержаний и не означает гарантированные «пять тысяч за любую повестку». При другом составе выплат, исключаемых периодах или графике результат будет иным. Для суммированного учёта рабочего времени предусмотрено использование среднего часового заработка; учитывают часы по графику в оплачиваемом периоде. Нельзя механически заменить двенадцатичасовую смену восьмью часами из чужого примера.

Если вызов занял только часть дня, передайте бухгалтерии точный интервал, график и действующий способ учёта, а не команду начислить сразу весь день и обычную зарплату поверх него. За один и тот же период не должно быть двойного начисления обычной зарплаты и сохраняемого среднего заработка. Отдельная дополнительная выплата возможна при самостоятельном законном основании, но её следует так и назвать.

10. Выдайте справку для суда с нужными показателями

Для гражданского и административного дела пункт 34 Положения № 1240 предусматривает справку работодателя о среднем дневном заработке и документы о трудовой деятельности. Для возмещения недополученной зарплаты в уголовном процессе соответствующие документы названы в пункте 32. Справка «оклад составляет 60 000 рублей» не равнозначна справке о среднем дневном заработке.

По письменному заявлению работника связанные с работой документы и справки выдаются безвозмездно в порядке статьи 62 ТК РФ, не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления. Согласуйте кадровику и бухгалтеру общий срок подготовки. Не отправляйте человека по кругу между подразделениями и не требуйте сначала получить письменный запрос судьи, если работник уже обратился за собственными документами.

В справке укажите работодателя и работника, сведения о трудовых отношениях, расчётный период, учитываемые выплаты и отработанные дни, средний дневной заработок, дату составления и подпись уполномоченного лица. При необходимости отдельно приведите график, фактический период освобождения, отработанные часы и сведения о сохранении либо несохранении выплаты работодателем за этот период. Не утверждайте отсутствие начисления, если оно фактически произведено.

Фрагмент справки. «[Ф. И. О.] состоит в трудовых отношениях с [работодатель] с [дата]. Средний дневной заработок, исчисленный для представления в суд по правилам статьи 139 ТК РФ и Положения № 540, составляет [сумма] рублей. Расчётный период: [даты]; учитываемые выплаты: [сумма]; отработанные дни: [число]. Сведения о времени освобождения и начислениях за [дата] приведены в приложении. Справка выдана по заявлению работника от [дата]».

Если учёт или исходные обстоятельства нестандартны, дополните справку пояснением расчёта вместо подмены среднего дневного заработка произвольной цифрой. Сумму, подлежащую процессуальной выплате, не объявляйте окончательно присуждённой работодателем. Справка подтверждает данные, а соответствующее решение принимает суд или иной уполномоченный орган.

Нажмите на схему, чтобы увеличить.Нажмите ещё раз, чтобы уменьшить. Увеличенную схему можно прокрутить по горизонтали.

Схема 3. Справка работодателя не заменяет решение суда о процессуальной компенсации.

11. Объясните работнику, куда обратиться за компенсацией

По гражданскому делу статья 97 ГПК РФ предусматривает выплату причитающихся свидетелю сумм после выполнения обязанностей независимо от фактического поступления от сторон денег на соответствующие счета. Практический путь — заявление в суд, который рассматривал дело, с документами о вызове, явке, заработке и расходах. Не обещайте, что деньги автоматически придут только потому, что бухгалтер выдал справку.

В уголовном процессе адресат определяется тем, где и на какой стадии возникли издержки. Если вызов был к следователю, а не в судебное заседание, не отправляйте работника сразу в произвольный суд. Порядок обращения и принятия решения установлен статьёй 131 УПК РФ и Положением № 1240. Работодатель предоставляет относящиеся к нему сведения, а не действует от имени работника без полномочий.

Расходы на дорогу, проживание и предусмотренные дополнительные расходы — отдельная часть процессуального возмещения. Билеты, подтверждение оплаты и документы гостиницы лучше сохранять сразу. То, что у свидетеля в арбитражном суде сохраняется средний заработок на работе, не превращает все его поездочные расходы в обычный авансовый отчёт по командировке. Основания выплаты и подтверждающие документы нужно разграничить.

12. Проверьте дополнительные гарантии компании

Работодатель может предусмотреть более благоприятные условия, например дополнительную выплату за подтверждённый период явки свидетелем там, где закон направляет работника за компенсацией в суд. Сначала прочитайте уже действующие документы: общая фраза о сохранении заработка при исполнении государственных обязанностей может иметь значение для конкретного начисления. Нельзя игнорировать согласованную гарантию только потому, что закон допускает иной источник денег.

Для общих гарантий коллектива подходит коллективный договор. В условии лучше определить круг событий, подтверждающие документы, размер собственной выплаты и её соотношение с законными гарантиями. Это не инструмент отмены статьи 107 АПК РФ и не замена процессуальным правилам. Подготовку и изменение коллективного договора проводят в установленном порядке, а не простым приказом бухгалтера.

Если дополнительную индивидуальную гарантию закрепляют в уже заключённом трудовом договоре, используют дополнительное соглашение к трудовому договору. Сам по себе разовый законный вызов свидетеля такого соглашения не требует. Оно нужно для согласованного изменения договорных условий, а не для получения разрешения воспользоваться обязательной гарантией.

Пример условия для обсуждения. «В случаях подтверждённой явки работника в качестве свидетеля по гражданскому делу работодатель предоставляет дополнительную выплату за совпавшее с рабочим временем отсутствие в размере [правило расчёта]. Основанием являются документ о вызове и подтверждение фактической явки. Условие не ограничивает гарантии, предусмотренные законодательством. Правила взаимодействия с процессуальной компенсацией определяются с учётом её законного порядка и достоверных сведений о начислениях».

13. Закройте событие сверкой пяти документов

Сопоставьте повестку, приказ, подтверждение явки, табель и расчёт. В них должны совпадать человек, статус, вид производства и фактический период. Если в приказе написано «арбитражный суд», а в повестке речь о гражданском деле районного суда, исправьте классификацию до начисления. Если ошибка обнаружена позже, оформляйте исправление прозрачно с сохранением исходной истории.

Проверьте и результат для самого работника: обязательное отсутствие не названо прогулом; фактически отработанное время оплачено; сохраняемый работодателем заработок начислен там, где он предусмотрен; необходимые справки выданы; сотрудник знает, в какой орган направляется заявление о компенсации. Работодатель не обязан гарантировать срок рассмотрения чужого заявления, но способен не задерживать документы в своей части.

Для следующего вызова не копируйте прежний приказ без проверки. Тот же сотрудник в другом деле может выступить представителем, а тот же суд — рассматривать дело по иной процедуре. Надёжный кадровый алгоритм начинается с трёх вопросов: в каком качестве вызван человек, с какими рабочими часами совпадает обязанность и какая специальная норма определяет источник выплаты.