Сотрудник не прошёл обязательный медосмотр: как отстранить от работы и определить оплату

К очередной смене у работника нет результата обязательного периодического медосмотра. Руководитель предлагает пока допустить его «под личную ответственность», а бухгалтерия — сразу убрать оплату за все дни ожидания. Оба решения могут оказаться неверными: допуск зависит от прохождения обязательной процедуры, а деньги — ещё и от причины, по которой она не завершена.

Ниже — порядок для работодателя, у которого уже работающий сотрудник своевременно не прошёл обязательный периодический осмотр. Он помогает раздельно оформить недопуск, выяснение причин, оплату и возвращение к работе. Это не инструкция по предрейсовым осмотрам, освидетельствованию охранников или добровольному обследованию по ДМС: у таких процедур есть специальные правила. Нормы проверены по состоянию на 22 октября 2026 года.

Сначала установите, какой именно осмотр обязателен

Статья 76 ТК РФ требует отстранить сотрудника, который не прошёл в установленном порядке обязательный медицинский осмотр. Одного желания руководителя проверить здоровье коллектива недостаточно. В кадровой справке должно быть конкретное основание: категория работника, выполняемая работа, производственный фактор, применимый пункт перечня и периодичность. Формула «всем раз в год, потому что так принято» не заменяет эту проверку.

Основные ориентиры — статьи 214, 215 и 220 ТК РФ, перечень по приказу Минтруда № 988н и Минздрава № 1420н от 31.12.2020, Порядок по приказу Минздрава от 28.01.2021 № 29н. Для отдельных профессий действуют дополнительные нормы. Сопоставьте не только название должности, но и фактические обязанности, результаты специальной оценки условий труда и основания, связанные с видом деятельности. Отсутствие вредного класса само по себе не отменяет осмотр, если он обязателен по другому основанию.

На дату проверки приказ № 29н действует в редакции от 29.04.2026; его срок действия ограничен 1 апреля 2027 года. Упоминание статьи 213 ТК РФ в историческом названии приказа не означает, что в новом кадровом документе нужно ссылаться на старую нумерацию: соответствующие правила Кодекса сейчас находятся в статье 220. При работе с охранниками, водителями и другими специальными категориями дополнительно проверяйте действующие отраслевые требования.

Выясните дату последнего завершённого осмотра и срок следующего, а не только дату выдачи направления. Неявка на раннюю запись, когда действующий результат ещё позволяет работать, и истечение обязательного срока — разные ситуации. Само нарушение внутреннего календаря не доказывает, что законное основание допуска уже утрачено. Но если обязательный осмотр действительно не пройден в надлежащий срок, внутренним письмом продлить допуск нельзя.

В трудовом договоре полезно точно описать трудовую функцию и условия на рабочем месте: именно с ними сопоставляют основание осмотра. Договор можно дополнить обязанностью проходить предусмотренные законом процедуры по направлению работодателя. Однако условие договора не превращает добровольное обследование в обязательное и не позволяет переложить стоимость обязательного осмотра на сотрудника.

Разделите три разных вопроса: допуск, вина и деньги

Отстранение по статье 76 ТК РФ — не дисциплинарное взыскание. Оно предотвращает работу без необходимого медицинского допуска. Поэтому работодатель не должен ждать окончания разбирательства о виновнике, если обязанность не допускать уже возникла. Согласие сотрудника работать, заявление «претензий не имею» и дефицит сменного персонала не отменяют эту обязанность.

Вина имеет другое значение: от неё зависит, нужно ли оплачивать период недопуска, а также возможна ли отдельная дисциплинарная процедура. По общему правилу зарплата за время отстранения не начисляется. Но статья 76 прямо устанавливает исключение: если обязательный медосмотр не пройден не по вине работника, весь период отстранения оплачивается как простой. Отсутствие заключения ещё не отвечает на вопрос о виновности.

Третий вопрос — время, когда человек фактически проходит обязательный осмотр. Для него действует статья 185 ТК РФ: сохраняются место работы и средний заработок. Нельзя объединить в одну неоплачиваемую строку пять дней ожидания записи и день посещения назначенной комиссии. Сначала восстановите последовательность событий и правовое основание каждого интервала, затем передавайте расчёт бухгалтеру.

Нажмите на схему, чтобы увеличить.Нажмите ещё раз, чтобы уменьшить. Увеличенную схему можно прокрутить по горизонтали.

Соберите документы, которые объясняют задержку

Начните не с акта «отказался», а с хронологии. Кто и когда определил круг работников, направил список клинике, согласовал календарный план, выдал направление и освободил сотрудника от работы? Получил ли человек информацию вовремя? Принимала ли клиника по указанному адресу и был ли оплачен предусмотренный договором объём? Часть проблемы может находиться в организации осмотра, за которую отвечает работодатель.

По пунктам 24–27 Порядка № 29н проверяют поименные списки, направление и календарный план. По общему правилу поименные списки передают медорганизации не позднее чем за два месяца до согласованной даты начала осмотра; пункт 24 содержит оговорку об ином сроке в договоре между работником и работодателем. С календарным планом работников знакомят не позднее чем за десять рабочих дней до согласованной даты начала осмотра. Это не двухнедельное предупреждение об отстранении, а самостоятельный этап организации обследования.

Направление должно содержать предусмотренные пунктом 9 сведения, в том числе работодателя и медорганизацию, вид осмотра, данные работника, должность, подразделение, факторы и виды работ. Выдачу учитывают; бумажное направление вручают под подпись. Порядок допускает электронное направление с использованием электронных подписей работодателя и работника. Обычное сообщение в чате «сходите к врачу» не подтверждает весь этот набор действий.

• От специалиста по охране труда: основание и периодичность осмотра, сведения о предыдущем результате, список работников, направление, календарный план и подтверждение ознакомления.
• От руководителя подразделения: график, распоряжение об освобождении на осмотр, сведения о поручениях и фактически выполненной работе в спорные часы.
• От медорганизации: подтверждение записи, явки, переноса приёма, завершённости осмотра либо необходимости дообследования — в допустимом объёме, без избыточных диагнозов.
• От сотрудника: объяснение, почему он не завершил осмотр, и доступные подтверждения обстоятельств. Не требуйте заведомо недоступный документ, если факт можно проверить у самой клиники.

Зафиксируйте основание и оформите приказ об отстранении

Когда установлено, что обязательный осмотр не пройден и допуска к соответствующей работе нет, издайте приказ. Статья 76 не требует согласия сотрудника на отстранение и не устанавливает для этого основания универсальный срок предварительного уведомления. Не нужно искусственно выдерживать два рабочих дня, предусмотренные для объяснения перед дисциплинарным взысканием: это другая процедура. Объяснение можно получать параллельно с обеспечением недопуска.

В приказе укажите работника и должность, установленный факт, нормативное основание обязательного осмотра, дату и при необходимости время начала отстранения. Период связывайте с устранением конкретного обстоятельства, а не с произвольным сроком наказания. Формулировка «на десять дней» опасна: через десять дней основание может сохраняться, а при прохождении осмотра раньше удерживать сотрудника вне работы уже незачем.

Отдельно определите оплату на основании подтверждённых причин, ответственных за повторную организацию осмотра и контроль результата, порядок уведомления работника и корректного табелирования. При недостатке сведений не превращайте фразу «причины выясняются» в бессрочное разрешение не платить. Назначьте конкретного ответственного за проверку и оперативно уточните решение до расчёта причитающихся выплат; обнаруженную ошибку исправляйте с перерасчётом.

Пример распорядительной части при организационной вине работодателя: «Отстранить [Ф. И. О., должность] от выполнения трудовых обязанностей с [дата, время] до прохождения обязательного периодического медицинского осмотра и устранения обстоятельств, препятствующих допуску к работе. Основание: статья 76 ТК РФ, [конкретное основание обязательности], служебная записка от [дата], документы о несвоевременной организации осмотра. За рабочее время периода отстранения производить оплату не ниже двух третей среднего заработка по статьям 76 и 157 ТК РФ. [Ответственному] организовать осмотр и получение результата».

Этот фрагмент нельзя механически использовать при любой задержке: вид оплаты должен соответствовать установленной причине. Ознакомьте работника с приказом, вручите понятную информацию о дальнейших действиях. Отказ от подписи зафиксируйте актом с описанием того, какой документ предъявлялся и когда. Он не превращает законный недопуск в добровольный отпуск и не подтверждает задним числом отказ от самого медосмотра.

Руководителю смены и лицу, управляющему доступом, передайте только необходимые сведения о недопуске и его начале. Нельзя издать приказ и продолжить ставить сотрудника на рабочие задания. Если человек уже отработал часть дня, отразите и оплатите фактическую работу отдельно; не оформляйте всё число как отсутствие, чтобы привести табель в соответствие с поздно составленным приказом.

Как определить оплату: таблица для кадровика и бухгалтера

Статья 76 отсылает к оплате как за простой, а статья 157 различает его причины. Для расчёта требуется не общая запись «медосмотр просрочен», а установленный механизм задержки. В таблице приведены правовые ориентиры; конкретные факты нужно подтвердить, а более высокие гарантии по действующим документам работодателя — сохранить.

Сбой в клинике не стоит автоматически относить к независящим причинам. Например, отказ принять работника из-за неоплаченного работодателем счёта указывает на организационную проблему компании. Внезапная отмена приёма требует оценки договора с клиникой, своевременности действий работодателя и возможности организовать осмотр иначе. Коммерческий спор с медорганизацией не отменяет трудовых гарантий сотрудника.

Если компания готова оплачивать такие периоды выше законного минимума, понятное дополнительное правило можно закрепить в коллективном договоре. Опишите круг ситуаций, размер выплаты и расчётную базу, например сохранение полного среднего заработка при задержке осмотра не по вине работника. Не подменяйте этим соглашением расследование причин: улучшенная оплата и обязанность своевременно организовать осмотр существуют одновременно.

Нажмите на схему, чтобы увеличить.Нажмите ещё раз, чтобы уменьшить. Увеличенную схему можно прокрутить по горизонтали.

Примеры расчёта: средний заработок и оклад — разные базы

Пример 1. Задержка по вине работодателя. Условный сотрудник с обычным подённым учётом отстранён на три полных рабочих дня по своему графику. Учитываемая зарплата за расчётный период — 960 000 рублей, фактически отработано 240 дней. Средний дневной заработок составляет 960 000 ÷ 240 = 4 000 рублей. Минимальная оплата периода: 4 000 × 3 × 2/3 = 8 000 рублей. Это начисление до обязательных удержаний, а не сумма к выдаче.

Пример 2. Подтверждены причины, не зависящие от обеих сторон. Оклад — 66 000 рублей. По индивидуальному графику в расчётном месяце 22 рабочих дня, из них три дня пришлись на отстранение. При подённом расчёте минимум равен 66 000 ÷ 22 × 3 × 2/3 = 6 000 рублей. Число 22 — условие примера, а не универсальная норма для каждого месяца и режима. При другом графике или неполных днях расчёт меняется.

Средний заработок в первом примере рассчитывают по статье 139 ТК РФ и Положению, утверждённому постановлением Правительства от 24.04.2025 № 540, действующему с 1 сентября 2025 года. Обычно берут двенадцать календарных месяцев перед соответствующим периодом. Для события в октябре 2026 года это октябрь 2025 года — сентябрь 2026 года, если не применяется допустимый иной расчётный период. Учитывают предусмотренные системой оплаты выплаты и правила о премиях; исключают установленные Положением периоды и соответствующие суммы.

Для обычного подённого учёта здесь применяют деление на фактически отработанные дни, а не отпускную формулу с коэффициентом 29,3. При суммированном учёте используют средний часовой заработок по пункту 13 Положения № 540 и часы по графику в оплачиваемом периоде. Если нет заработка в обычном расчётном периоде, проверяют последовательность пунктов 6–8, а не назначают нулевой средний заработок.

Отделите прохождение осмотра от ожидания и дообследования

Работник может несколько дней ждать доступного времени, затем пройти обязательных специалистов, а после получить направление на дополнительное исследование. Для этих промежутков нельзя заранее установить одну оплату только по названию «всё связано с медициной». Нужны документы медорганизации и точные даты: когда шёл обязательный осмотр, когда его прохождение было невозможно и когда возникла самостоятельная медицинская процедура.

На время прохождения обязательного осмотра статья 185 сохраняет средний заработок. Если после виновного пропуска сотрудник пришёл на назначенную повторную комиссию, это не означает, что весь последующий период тоже должен быть неоплачиваемым: день прохождения оценивают по своей норме. Обратная ошибка — сохранять средний заработок за любые недели ожидания, вообще не проверяя основания, также приводит к неверному оформлению.

Пункт 32 Порядка № 29н специально описывает ситуацию, когда врачам трудно оценить результат и определить профессиональную пригодность. Работнику выдают справку о необходимости дополнительного медицинского обследования, работодателю направляют информацию; работник считается не прошедшим периодический осмотр с учётом выявленных заболеваний и противопоказаний. Назначенное таким образом дополнительное обследование не входит в медосмотр и проводится за счёт ОМС по правилам охраны здоровья.

Поэтому не называйте дообследование отказом сотрудника, но и не обещайте автоматически оплату по статье 185 за любую его продолжительность. Уточните статус, документы, наличие временной нетрудоспособности и причину незавершённости обязательной процедуры. Если применимо отстранение из-за непрохождения осмотра не по вине работника, работает правило статьи 76 об оплате как за простой. Если возникло другое основание — например, подтверждённые противопоказания или больничный, — требуется отдельная квалификация периода.

Когда заключение задержалось, а работник утверждает, что всё прошёл

Попросите медорганизацию подтвердить, завершён ли осмотр в установленном объёме и оформлено ли заключение. Пункт 33 Порядка № 29н предусматривает заключение по результатам периодического осмотра; пункт 34 — экземпляр для работника и направление экземпляра работодателю. Для выдачи работнику указан срок не позднее пяти рабочих дней. Не путайте его с разрешением кадровику ждать ещё пять дней после получения необходимых сведений.

Талон о посещении одного врача, чек об оплате и устное сообщение «врач всё разрешил» сами по себе не подтверждают завершение всего обязательного осмотра. Но и потеря документа после надлежащего прохождения процедуры не тождественна непрохождению. Организуйте получение экземпляра или подтверждение результата через предусмотренный канал; не создавайте работнику бесконечное отстранение из-за внутренней пересылки бумаги между кабинетами компании.

Можно ли временно дать другую работу

Иногда работодатель предлагает сотруднику переждать осмотр в другом подразделении. Это возможно не как устная замена отстранения, а только после проверки законного основания изменения работы, согласия там, где оно требуется, и медицинских требований к новой функции. Нельзя отправить человека на другую такую же работу, для которой необходим тот же неполученный допуск. Переименование задания в «помощь коллегам» запрет не снимает.

Если стороны действительно согласовали временное изменение условий, оформите дополнительное соглашение к трудовому договору: новая функция, срок или определённое событие окончания, место, режим и оплата должны быть понятны. Проверьте статьи 72 и 72.2 ТК РФ и требуемые для новой работы инструктажи, обучение и осмотры. Пока законный перевод не состоялся, прежнюю функцию без обязательного осмотра выполнять нельзя.

Если заключение уже установило необходимость перевода по состоянию здоровья, ситуация переходит в сферу статьи 73 ТК РФ. Важны содержание заключения, срок перевода, подходящая работа и письменное согласие; для отдельных руководителей действуют специальные положения. Не применяйте к такому случаю автоматически приказ «до прохождения осмотра»: осмотр уже завершён, а препятствие заключается в другом.

Что делать при виновном уклонении

Обязанность проходить предусмотренные законом осмотры закреплена в статье 215 ТК РФ. Но дисциплинарный вывод требует установить, что конкретный сотрудник знал о надлежащем направлении и дате, мог выполнить обязанность и не сделал этого без уважительной причины. Подпись на направлении — важное, но не единственное доказательство. Она не опровергает последующую отмену приёма или запрет руководителя покинуть рабочее место.

Если рассматривается замечание или выговор, действуйте отдельно по статьям 192 и 193 ТК РФ: затребуйте письменное объяснение, предоставьте два рабочих дня, оцените причины, сроки и соразмерность. Не подменяйте эту процедуру приказом об отстранении. Недопуск обеспечивает безопасность; взыскание является мерой за доказанный виновный проступок. Автоматическое увольнение «потому что медосмотр просрочен» законом не предусмотрено.

Избегайте формулировок, которые заранее решают вопрос о вине. Лучше запросить: «Просим сообщить причины непрохождения назначенного на [дата] обязательного периодического медосмотра по направлению № [номер], указать обстоятельства, препятствовавшие явке или завершению осмотра, и представить имеющиеся подтверждения». В запросе не должно быть требования оплатить штраф или подписать заявление на отпуск без сохранения зарплаты.

Как вернуть сотрудника к работе и закрыть расчёт

Основание отстранения должно проверяться до его устранения, а не только в конце месяца. Назначьте человека, который получает результат от клиники или работника и оперативно передаёт его уполномоченному руководителю. Если обязательный осмотр пройден и препятствий к допуску нет, оформите прекращение отстранения с конкретной датой и, когда это важно, временем. Статья 76 не разрешает сохранять недопуск для удобства составления нового графика.

Пример приказа о допуске: «В связи с завершением обязательного периодического медицинского осмотра и отсутствием противопоказаний к выполнению работы [должность/вид работы], подтверждёнными заключением [реквизиты], прекратить отстранение, оформленное приказом от [дата] № [номер], и допустить [Ф. И. О.] к исполнению трудовых обязанностей с [дата, время]. Ответственным лицам скорректировать учёт рабочего времени и передать бухгалтерии документы для окончательного расчёта».

Перед допуском сопоставьте заключение с той функцией и факторами, для которых сотрудник направлялся. Если результат содержит ограничения, не заменяйте их словами «в целом здоров». Сначала определите необходимые действия по медицинскому заключению. Если осмотр не завершён, новая запись в клинику сама по себе не прекращает основание недопуска.

Проверьте табель: отдельно должны быть видны фактическая работа, прохождение обязательного осмотра и периоды отстранения с соответствующей оплатой. Используйте коды, предусмотренные принятой работодателем системой учёта; не обозначайте отстранение как прогул или отпуск. В расчётной записке сошлитесь на приказы и подтверждённую причину, а при её уточнении зафиксируйте, какой интервал пересчитан и почему.

Нажмите на схему, чтобы увеличить.Нажмите ещё раз, чтобы уменьшить. Увеличенную схему можно прокрутить по горизонтали.

Три ситуации, в которых формальный приказ не решает проблему

Компания забыла включить сотрудника в список. Условный оператор продолжал работать, а при проверке выяснилось, что очередной обязательный осмотр своевременно не организован. Сотрудник не мог пройти его по отсутствующему направлению. Работодатель обеспечивает недопуск, организует осмотр, документирует свою организационную ошибку и применяет оплату как за простой по своей вине. Составление задним числом направления с фразой «получить отказался» не устраняет нарушение, а создаёт недостоверные кадровые документы.

Работник не явился, потому что начальник оставил его на срочном заказе. Сотрудник был ознакомлен с планом и получил направление, но руководитель смены потребовал остаться. Прежде чем объявлять период неоплачиваемым, необходимо проверить поручение, переписку и фактически отработанное время. Если отсутствие на комиссии вызвано действиями работодателя, подпись на направлении не превращает задержку в вину работника. Работу в этот день оплачивают как работу, а дальнейший недопуск — по установленному основанию.

Работник пропустил осмотр по личным делам, затем клиника перенесла повторный приём. Вначале были условия для явки и не было уважительной причины, но последующая задержка может иметь иной механизм. Не растягивайте вывод о первоначальной вине на неопределённый срок без проверки. Зафиксируйте новую дату, действия обеих сторон, причину переноса и то, могла ли компания обеспечить иной вариант. Оплата каждого периода зависит от установленных обстоятельств; день фактического прохождения обязательного осмотра выделяют отдельно.

Что сохранить в деле и чего не требовать от работника

Для проверяемого решения достаточно связной цепочки: основание обязательности, срок осмотра, документы о его организации, подтверждение возникшего препятствия, объяснение причин, приказ об отстранении, расчёт, заключение и документ о допуске. Не все эти материалы нужно хранить в одной общей папке с доступом руководителей подразделений. Разграничьте доступ к медицинской информации и к кадровым распоряжениям.

Статья 88 ТК РФ разрешает запрашивать сведения о здоровье в пределах вопроса о возможности выполнять трудовую функцию. Наличие у работодателя обязанности организовать осмотр не даёт права требовать историю всех заболеваний. В приказе обычно достаточно основания и реквизитов документа, а не подробного диагноза. Руководителю смены нужен статус допуска и необходимые ограничения; бухгалтерии — основание и период оплаты.

Не заставляйте сотрудника брать отпуск за свой счёт, чтобы скрыть задержку, и не оформляйте фиктивные отгулы. Не удерживайте стоимость обязательного осмотра из зарплаты в качестве наказания за неявку. Если клиника предъявила отдельный платёж за пропущенную запись, сначала решайте вопрос по договору с ней; наличие такого счёта само по себе не создаёт законного основания удержания из заработка работника.

Проверка перед закрытием ситуации: обязательность подтверждена; дата утраты допуска установлена; причины задержки исследованы; недопуск реально обеспечен; посещение комиссии отделено от ожидания; выбранная база оплаты обоснована; результат получен; возвращение к работе не задержано; табель и расчёт совпадают с документами. Такая проверка позволяет обнаружить не только ошибку сотрудника, но и слабое место в организации следующего планового осмотра.