В компании временно нет работы: как объявить простой и рассчитать оплату

Заказчик перенёс запуск проекта, партия сырья не приехала, а сотрудникам нечем заняться. Руководитель предлагает «неделю посидеть дома за две трети». В этой короткой фразе сразу несколько рисков: неизвестно, две трети чего платить, кого именно касается остановка и почему сотрудники вправе отсутствовать. Если оставить всё на уровне чата, бухгалтерия и кадровая служба будут восстанавливать события уже во время спора.

Для работодателя и ИП задача состоит не в том, чтобы назвать любую незагруженность простоем. Нужно подтвердить временную остановку конкретной работы, установить её причины, оформить правила на этот период, правильно начислить деньги и сообщить в службу занятости. Ниже — последовательность для обычной коммерческой компании. Специальные случаи, связанные с охраной труда и отдельными отраслями, требуют дополнительной проверки.

Сначала определите: работа действительно приостановлена?

Простой — временная приостановка работы по экономическим, технологическим, техническим или организационным причинам. Такое определение содержится в статье 72.2 ТК РФ. Важно слово «временная»: работодатель фиксирует препятствие к выполнению функции, а не отменяет трудовой договор и не объявляет работнику бессрочное ожидание без оплаты.

Остановка может затронуть производственный участок, одну смену или конкретного сотрудника. Не нужно включать в приказ всю компанию, если бухгалтерия, продажи и служба закупок продолжают работать. И наоборот, наличие задач у соседнего отдела ещё не означает, что остановившемуся специалисту обеспечили его работу. Оценивать нужно содержание трудовой функции, оборудование и реальные задания.

Начните с трёх вопросов: какую работу сейчас невозможно выполнять; с какого момента возникло препятствие; что должно произойти для возобновления. Ответ «выручка упала» описывает финансовое положение, но не объясняет, почему конкретный сотрудник не может выполнять обязанности. Ответ «сборочная линия остановлена: отсутствуют комплектующие, запас исчерпан в 11:30» уже позволяет установить событие и период.

Не путайте простой с невыполнением норм труда при продолжающейся работе. Если человек выполняет задания, но установленный результат не достигнут, нужно проверить статью 155 ТК РФ. У неё другой механизм оплаты. Приказ со словом «простой» не превращает фактически отработанные часы в часы ожидания и не позволяет снизить оплату уже выполненной работы.

От причины зависит база оплаты, а не только текст приказа

Статья 157 ТК РФ различает три ситуации. По вине работодателя минимальная выплата связана со средним заработком. При причинах, не зависящих от обеих сторон, используется тарифная ставка или оклад пропорционально времени остановки. Время простоя по вине самого работника не оплачивается. Выбирать категорию по тому, какая сумма меньше, нельзя.

Отсутствие заказов, денег или сырья не следует автоматически объявлять независимой причиной. Организация бизнеса и обеспечение работой относятся к обязанностям работодателя. Неисполнение контрагентом поставки обычно остаётся предпринимательским риском компании. В материале государственной инспекции труда отдельно разобраны ситуации, когда неплатежи и отсутствие заказов суды относили к вине работодателя.

При внешней аварии также нужна проверка обстоятельств. Отключение электричества из-за повреждения городской сети и отключение за неоплаченные счета выглядят для работника одинаково, но причины различаются. Сохраните сообщение сетевой организации, акт технической службы, переписку и сведения о состоянии расчётов. Само слово «авария» не доказывает отсутствие вины работодателя.

Неоплата виновному сотруднику требует установленной связи между его действиями и остановкой. Поломка оборудования на его смене сама по себе недостаточна: могли отсутствовать обслуживание, инструкция или исправные средства работы. Получите объяснения и технические материалы. В отношении остальных работников, которые тоже лишились работы из-за поломки, основание оплаты оценивают отдельно, а не распространяют на них чужую вину.

Нажмите на схему, чтобы увеличить.Нажмите ещё раз, чтобы уменьшить. Увеличенную схему можно прокрутить по горизонтали.

Соберите подтверждение остановки до расчёта зарплаты

Универсального обязательного акта о простое для всех компаний нет. Практически удобно оформить служебную записку руководителя подразделения и приложить доказательства. В записке указывают время начала, недоступный участок работы, работников, фактическую причину и предполагаемый срок устранения. Если точный конец пока неизвестен, так и напишите, но назначьте ответственного за проверку ситуации.

При технической неисправности полезен акт осмотра с описанием поломки и выводом о возможности эксплуатации. При отсутствии сырья — сведения об остатках и ожидаемой поставке. При отмене проекта — документы заказчика и объяснение, почему невозможно дать сотрудникам другие задачи в пределах их функции. Справка о падении выручки не заменяет доказательства отсутствия работы.

Работник обязан сообщить руководителю или иному представителю работодателя о начале простоя из-за поломки и других препятствий к выполнению трудовой функции. Организуйте понятный канал таких сообщений: кому звонить, куда направлять записку, кто фиксирует время. Срочное устное сообщение можно затем подтвердить письменно. Не заставляйте сотрудника ждать несколько дней, пока руководитель найдёт подходящий бланк.

Такой текст фиксирует событие, но ещё не предрешает юридическую оценку вины. Её дают после проверки причин: почему запас исчерпан, своевременно ли заказали комплектующие, можно ли было избежать остановки.

Издайте приказ, который можно исполнить без устных пояснений

В приказе о простое должны быть понятны причина, охват и время. Укажите работников поимённо или сделайте однозначный список-приложение. Формула «для сотрудников производства» неудобна, если часть людей продолжает ремонт, уборку или приёмку. Отдельно обозначьте, на какие смены и рабочие часы распространяется решение.

Опишите основание оплаты со ссылкой на статью 157 ТК РФ и внутренние повышенные гарантии, если они установлены. Нельзя ограничиваться выражением «оплачивать две трети»: бухгалтер должен знать, используется средний заработок либо тарифная ставка/оклад. При спорной причине решение следует согласовать с кадровой и юридической службой до начисления.

Следующий блок — присутствие на работе. Определите, остаются ли люди на рабочих местах или освобождаются от присутствия. Если разрешено оставаться дома, укажите порядок связи и уведомления о возобновлении, достаточный для реального возвращения. Не обещайте выход «в любую минуту», когда до рабочего места нужно ехать несколько часов.

Назначьте ответственных за табель, начисление, сообщение в службу занятости и проверку причин. Дата окончания может быть определена заранее либо привязана к устранению конкретного препятствия с последующим оформлением возобновления. Для внутреннего контроля полезна отдельная дата пересмотра: например, проверить состояние поставки через два рабочих дня.

Это заготовка для ситуации, где вина работодателя уже установлена. В реальном документе добавьте конкретный способ уведомления, ответственных, основание и правила учёта. Не копируйте дату и причину из примера. Ознакомьте работников с приказом доказуемым способом; для электронного кадрового документооборота используйте установленную у работодателя процедуру.

Нужно ли получать согласие работника и подписывать допсоглашение

Само оформление фактически возникшего простоя не является предложением работнику добровольно отказаться от части зарплаты. Поэтому не нужно собирать заявления «согласен на две трети» как основание для законной оплаты. У работодателя должны быть доказательства остановки и правильная квалификация, а не согласие людей с произвольным уменьшением выплат.

Дополнительное соглашение требуется, когда одновременно меняются согласованные условия трудового договора: например, стороны выбирают другую трудовую функцию или добровольно устанавливают неполное рабочее время. Это самостоятельные действия со своими правилами. Приказ о простое не заменяет соглашение о переводе, а подпись под приказом об ознакомлении не означает согласия на новую должность.

Если вместо ожидания стороны договорились о временной работе на другой должности, можно использовать дополнительное соглашение к трудовому договору. В нём нужно определить функцию, срок, оплату и возвращение к прежней работе. Сам по себе этот шаблон не является приказом о простое и не нужен для каждого случая остановки.

Проверьте исходный трудовой договор: какую работу обязан выполнять сотрудник, какие условия оплаты и график установлены. Это помогает понять, действительно ли новая задача выходит за пределы функции. Поручение обычной работы, которая уже входит в обязанности, и перевод на другую профессию — разные ситуации даже во время производственных затруднений.

Как рассчитать простой по вине работодателя

Для полного рабочего дня при обычном учёте используйте средний дневной заработок и количество рабочих дней простоя по графику сотрудника. Общий принцип расчёта закреплён в статье 139 ТК РФ. С 1 сентября 2025 года применяется Положение, утверждённое постановлением Правительства РФ № 540. Ссылка на прежнее постановление № 922 в старом шаблоне расчёта нуждается в замене.

Как правило, берут 12 календарных месяцев перед периодом сохранения среднего заработка. В расчёт включают предусмотренные системой оплаты труда выплаты и учитывают фактически отработанное время. Премии, исключаемые периоды, повышение тарифов и отсутствие заработка проверяют по действующему Положению. Сумма поступлений на банковскую карту не является готовой базой: в неё могут входить выплаты, которые средний заработок не формируют.

Для обычного случая формула такова: учитываемые выплаты за расчётный период делятся на фактически отработанные дни; результат умножается на рабочие дни простоя и на 2/3. Применять отпускной коэффициент 29,3 здесь не следует. Он предназначен для расчёта отпускных, а не для определения оплаты остановившихся рабочих смен.

При суммированном учёте используют средний часовой заработок и рабочие часы по графику в оплачиваемом периоде. Неполный день простоя тоже требует точного учёта часов: нельзя списать весь день, если сотрудник несколько часов работал. Метод расчёта должен соответствовать режиму и данным табеля, а не удобству установленной программы.

Нажмите на схему, чтобы увеличить.Нажмите ещё раз, чтобы уменьшить. Увеличенную схему можно прокрутить по горизонтали.

Как рассчитать оплату при независимых причинах

Здесь база иная: тарифная ставка или оклад, а не средний заработок с премиями за расчётный период. Для работника с месячным окладом и одинаковой длительностью рабочих дней можно разделить оклад на рабочие дни месяца по его графику, умножить на дни простоя и на 2/3. Если длительность смен различается или остановка занимает часть дня, используйте соответствующий часовой расчёт.

Фраза «платим две трети зарплаты» в этом случае особенно опасна. В бытовом понимании зарплата включает премии и доплаты, а закон называет определённую базу. Вместе с тем обязательные районные гарантии и действующие условия работодателя нельзя игнорировать. Пример без коэффициентов не заменяет персональный расчёт для сотрудника, работающего в особых условиях.

Нельзя заранее записать, что любой простой оплачивается по окладу: при вине работодателя такая оговорка может ухудшить положение человека. Если организация хочет упростить процесс и платить больше законодательного минимума, повышенную гарантию можно установить в применимых документах. Для общих обязательств работодателя и работников полезен коллективный договор, но его принимают в установленном порядке, а не заменяют распоряжением директора.

В расчётном листке разделяйте обычную зарплату за работу и сумму за простой. Сотруднику должно быть понятно, сколько дней или часов учли и какое основание применили. Если причина после проверки изменилась, оформите корректировку документов и начислений; не исправляйте только итоговую сумму, оставляя противоречащий ей приказ.

Простой на несколько часов: отделите работу от ожидания

Самая частая ошибка короткого простоя — оформить начало датой, но не указать время. Работник мог трудиться с утра, затем ожидать устранения поломки и вернуться к работе после обеда. Без часов бухгалтерия вынуждена либо оплачивать весь день как рабочий, либо необоснованно уменьшать выплату за время, когда обязанности выполнялись.

Зафиксируйте фактическое начало и конец препятствия, а также время, когда сотрудник вновь мог выполнять работу. Обеденный перерыв не становится оплачиваемым простоем только потому, что попал внутрь календарного интервала поломки. Аналогично выходные по графику не превращаются в дни простоя для расчёта: оплачивают рабочее время, на которое пришлась остановка.

Если на время ремонта сотруднику поручили допустимые задачи в рамках его функции и он их выполнял, эти часы являются работой. Не допускайте сочетания в документах «не работал из-за простоя» и отчёта о завершённых заданиях за тот же период. Реальное содержание дня важнее кода, который руководитель заранее выбрал в табеле.

Нужно ли находиться на рабочем месте

Простой не включён в перечень времени отдыха статьи 107 ТК РФ. Поэтому сообщение «работы пока нет» само по себе не даёт сотруднику права перестать приходить. По общему подходу действует установленный режим присутствия, пока работодатель прямо не освободит от него на период остановки.

Для компании разумно решить этот вопрос в приказе. Если оборудование ремонтируют две недели и людям объективно нечего делать на участке, можно разрешить отсутствие, сохранив положенную оплату. Обязанность ежедневно сидеть в офисе не увеличивает размер выплаты, а разрешение оставаться дома не отменяет её. Это условия организации простоя, а не перевод в отпуск.

Предусмотрите канал уведомления о выходе и способ подтверждения получения. Для короткой остановки достаточно заранее известной даты; при неопределённом сроке нужен работающий контакт и разумное время на возвращение. Круглосуточная готовность ответить на звонок не должна возникать из неопределённой фразы «быть на связи» вне установленного рабочего режима.

Если руководитель устно отправил людей домой, не спешите оформлять их отсутствие как прогул. Сначала проверьте переписку, показания, содержание приказа и полномочия руководителя. Для работодателя значительно безопаснее заранее дать однозначное письменное разрешение либо требование присутствия, чем затем доказывать смысл нескольких сообщений.

Сообщите в службу занятости: три рабочих дня от решения

Обязанность информирования установлена статьёй 53 Федерального закона № 565-ФЗ. О простое нужно сообщить в государственную службу занятости в течение трёх рабочих дней после принятия соответствующего решения. Отсчитывайте срок от решения, а не от очередной даты зарплаты или последнего дня месяца.

Информацию размещают на единой цифровой платформе «Работа в России» либо ином ресурсе, допускаемом установленным порядком. Применяется форма № 3 «Информация о простое» из приказа Минтруда № 195н. Она предусматривает данные организации или ИП, место работы, предполагаемые даты, численность работников и тип сообщения.

Не исходите из старого представления, что уведомлять нужно только при остановке всей организации. Действующая норма говорит о простое и не устанавливает такого общего исключения. Назначьте ответственного даже при остановке отдельного подразделения. Сохраните подтверждение размещения и сверьте сведения с приказом: различающиеся даты и численность затем придётся объяснять.

Когда исходные сведения меняются, используйте соответствующий тип информации и актуализируйте сообщение. Форма различает первичные, изменяющие и отменяющие сведения; предполагаемую дату окончания и численность допускается корректировать. Внутренний приказ об изменении периода сам по себе не обновит данные в государственной системе.

Табель и выплаты: что передать бухгалтеру

Обязанность учитывать фактически отработанное время закреплена в статье 91 ТК РФ. Передайте бухгалтерии не только приказ, но и графики, фактические часы остановки, сведения о продолжавшейся работе, отпусках и других отсутствиях. При изменении состава работников обновите список, а не оставляйте прежний охват до конца месяца.

Если компания применяет унифицированные обозначения табеля, обычно используются отдельные коды для разных причин простоя. При собственной форме закрепите понятные обозначения в правилах учёта. Ключевое требование — воспроизводимость: по документам должно быть видно, какой именно период и по какому основанию оплатили. Самостоятельный код не исправляет неверную квалификацию причины.

Не переносите все выплаты на конец простоя. Применяйте установленные даты расчёта с учётом статьи 136 ТК РФ. Денег у работодателя может временно не хватать, но это не освобождает от своевременной оплаты. Длительное ожидание заказчика не превращает трудовую выплату в долг, который разрешено погасить «после поступления выручки».

Проверьте, нет ли повышенного размера оплаты в коллективном договоре, отраслевом соглашении или локальных правилах. Сумма 2/3 — нижняя граница для соответствующей категории, а не универсальная ставка, отменяющая уже предоставленную гарантию. Изменять такую гарантию задним числом ради текущего расчёта нельзя.

Почему нельзя заменить простой отпуском за свой счёт

Отпуск без сохранения заработной платы предоставляется по письменному заявлению работника в случаях и порядке статьи 128 ТК РФ. Нехватка заказов не даёт работодателю права потребовать такое заявление. Письмо «все пишем отпуск, иначе сокращение» может стать доказательством того, что инициатива исходила от компании и была вынужденной.

Не подменяйте отпуском и отдельные часы простоя: просьба «отпроситься до вечера» должна действительно принадлежать сотруднику, а не появляться для экономии фонда оплаты труда после остановки станка. При проверке сопоставляют документы с реальными событиями. Одинаковые заявления всего участка на дату поломки требуют особенно убедительного объяснения.

Неполное рабочее время тоже не вводится одной фразой в приказе о простое. При соглашении сторон оно оформляется отдельно; односторонние изменения по инициативе работодателя требуют специальных оснований и процедуры. Пока законное изменение не состоялось, нельзя рассчитывать зарплату так, будто прежний график уже отменён.

Можно ли на это время поручить другую работу

Начните с задач в пределах существующей трудовой функции. Если специалист может выполнять предусмотренную договором работу на другом исправном оборудовании и согласованные условия не меняются, оснований сохранять простой для этих часов может не быть. Но нельзя выдавать любую полезную компании деятельность за прежнюю функцию.

Перевод на другую работу по общему правилу требует письменного согласия. Временный перевод по соглашению сторон регулирует статья 72.2 ТК РФ. Исключение без согласия на срок до месяца связано с чрезвычайными обстоятельствами, перечисленными в законе. Обычная нехватка заказов сама по себе такого исключения не создаёт.

Не смешивайте оплату перевода и простоя. Если человек выполняет другую работу на законном основании, начисление идёт по правилам этой работы и перевода. Если он только ожидает возобновления, действует соответствующая гарантия простоя. В документах нужны точные даты перехода между состояниями, чтобы одни часы не оказались одновременно рабочими и простаивающими.

Как завершить простой и вернуть обычный расчёт

Окончание оформляйте после фактического устранения препятствия. Подтверждением может быть акт ремонта, поступление комплектующих, восстановление доступа или новое производственное задание. Одно обещание поставщика «машина уже выехала» ещё не означает, что работники могут приступить к своим операциям.

Издайте приказ о возобновлении с датой, временем и перечнем работников. Если участок запускается постепенно, установите разные даты для разных групп. Доведите решение до сотрудников предусмотренным способом, особенно если им разрешили находиться дома. Бухгалтерии передайте границу начисления за простой и начало обычного учёта.

Проверьте, требуется ли обновление ранее поданных сведений в службу занятости. Закройте комплект документов единым расчётом периода: начало, изменения, частичные выходы, окончание. Когда через полгода понадобится подтвердить сумму, бухгалтеру не придётся искать устные распоряжения в памяти начальника смены.

Нажмите на схему, чтобы увеличить.Нажмите ещё раз, чтобы уменьшить. Увеличенную схему можно прокрутить по горизонтали.

Проверочный список перед первой выплатой

• Определена конкретная временно остановленная работа, а не только финансовая трудность компании.
• Есть документы о начале, причине, работниках и фактических днях или часах простоя.
• Вина оценена по обстоятельствам; отсутствие заказов не названо независимой причиной без обоснования.
• В приказе ясно указаны база оплаты, правила присутствия, порядок связи и ответственные.
• Служба занятости проинформирована в срок, подтверждение размещения сохранено.
• Для среднего заработка применено действующее Положение № 540; проверены график и повышенные гарантии.
• Рабочие часы не заменены простоем, а отпуск за свой счёт не навязан сотрудникам.
• Назначен контроль причин остановки и подготовлен порядок возобновления работы.