Сотрудник просит работать меньше: как оформить неполное рабочее время

Мария Губина

Автор статьи, юрист (г. Курск)

Сотрудник просит уходить раньше, работать три дня в неделю или временно сократить смену. Для работодателя задача состоит из двух частей: определить, обязан ли он удовлетворить просьбу, и записать новый режим так, чтобы договор, график и начисление зарплаты совпадали. Фраза «перевести на полставки» этих вопросов не решает.

Разбираем индивидуальный режим по статье 93 ТК РФ. Массовое введение неполного времени по инициативе работодателя требует отдельной процедуры и в эту инструкцию не входит.

1. Сначала определите, что именно просит работник

Неполное рабочее время означает, что сотрудник работает меньше полной нормы, применимой к его категории. Можно уменьшить продолжительность каждого дня, число рабочих дней в неделю либо одновременно оба показателя. Статья 93 допускает и разделение рабочего дня на части. Установить такой режим можно при приёме и позднее, бессрочно или на согласованный срок.

Пять дней по четыре часа и три дня по восемь часов — разные режимы. Слова «0,5 ставки» не показывают, когда человек должен прийти и уйти. Начинайте обсуждение с конкретных часов и дней.

Не путайте неполное время с сокращённой продолжительностью работы. Сокращённая продолжительность предусмотрена законом для определённых категорий, например статьёй 92 ТК РФ. Она является их полной нормой. Если работнику установлена законная 35-часовая неделя, её нельзя назвать неполной только потому, что остальные работают 40 часов, и на этом основании урезать зарплату. Для такой категории неполный режим определяют относительно её собственной нормы.

Совместительство тоже обозначает другое: это отдельная регулярная оплачиваемая работа в свободное от основной работы время по статье 282 ТК РФ. Основной сотрудник может работать неполный день, не становясь совместителем. Если же оформляют именно вторую работу, используют трудовой договор по совместительству и учитывают специальные ограничения этого режима. Одного совпадения «по четыре часа» для выбора договора недостаточно. При использовании шаблона отдельно сверьте график и условия оплаты, включая сверхурочные, с действующей редакцией ТК РФ.

Нажмите на схему, чтобы увеличить. Затем листайте вбок.Нажмите ещё раз, чтобы уменьшить.

2. Когда неполный режим обязателен

Обычная просьба сократить рабочее время решается по соглашению сторон. Работодатель может согласиться на предложенные условия, обсудить другой график или не принять предложение. Но часть 2 статьи 93 ТК РФ выделяет работников, которым неполное время устанавливают обязательно по их просьбе:

• беременная женщина;
• один из родителей, опекун или попечитель, имеющий ребёнка младше 14 лет;
• один из родителей, опекун или попечитель ребёнка-инвалида младше 18 лет;
• работник, который ухаживает за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением, выданным в установленном порядке.

Обратиться может и отец: гарантия не закреплена исключительно за матерью. Вместе с тем норма говорит об одном из родителей. При оформлении установите, кто использует это право.

Основание подтверждают соответствующими документами: о беременности, возрасте ребёнка, опеке или попечительстве, инвалидности ребёнка, необходимости ухода по медицинскому заключению. Единого закрытого перечня приложений статья 93 не устанавливает. Не превращайте внутренний список кадровой службы в дополнительные условия закона.

Возраст, учёба или желание освободить время сами по себе не включают человека в этот перечень. Однако нужно проверить другие применимые специальные гарантии, коллективный договор и соглашения.

С 1 сентября 2026 года действует срок принятия решения. По письменной просьбе работника из обязательной категории работодатель должен принять решение об установлении неполного времени не позднее пяти рабочих дней с даты обращения. Правило добавил Федеральный закон от 25.05.2026 № 144-ФЗ. Это срок решения, а не минимальный период, который работник обязан отработать по старому графику.

3. Как совместить пожелания сотрудника и условия работы

Для обязательной категории статья 93 требует установить режим в соответствии с пожеланиями работника с учётом условий производства или работы у работодателя. Учитываются продолжительность дня, начало и окончание работы, перерывы. Поэтому нельзя ответить только «у нас все работают до шести» или заменить просьбу о коротком дне предложением уйти в неоплачиваемый отпуск.

Одновременно правило не означает, что любое выбранное время автоматически подходит для конкретной функции. Если сотрудник должен открывать пункт обслуживания или участвовать в непрерывном процессе, выясните, какая часть пожеланий действительно конфликтует с организацией работы. Затем обсудите вариант, который сохраняет смысл гарантии: например, более раннее начало дня, другие рабочие дни, изменение времени перерыва.

Зафиксируйте конкретные ограничения: часы обслуживания, передачу смены, операции с одновременным участием сотрудников. Переговоры о деталях не должны превращаться в бессрочное откладывание решения или отказ предоставить неполное время вообще.

Пример. Родитель просит работать с 9:00 до 13:00, чтобы забирать ребёнка, а руководителю удобнее проводить встречи после обеда. Сначала выясните, требуют ли они личного участия этого сотрудника и можно ли перенести их на утро. Управленческая привычка не объясняет невозможность учесть пожелание.

Если заявление неполное, сразу уточните часы, срок и основание, сохранив дату обращения. Статья 93 не устанавливает автоматического обнуления или приостановления пятидневного срока при запросе дополнительного документа.

4. Выберите продолжительность и срок режима

В статье 93 нет универсального минимума вроде четырёх часов в день или 20 часов в неделю. В пределах этой нормы можно согласовать и другую продолжительность. Но график должен быть реальным, обеспечивать выполнение согласованной работы и соответствовать специальным правилам для профессии и работника. Формальное уменьшение на бумаге при сохранении полной фактической нагрузки создаёт проблемы с учётом и оплатой.

Обычное соглашение можно заключить на согласованный срок или бессрочно. Для обязательной категории срок должен быть удобен работнику и не выходить за период соответствующих обстоятельств. Например, родитель вправе просить режим только на учебную четверть.

Не дробите обязательный режим на месяцы с повторным согласованием, если сотрудник просит более длительный подтверждённый период. Укажите дату окончания или событие с учётом срока необходимого ухода либо возрастной границы ребёнка.

Окончание неполного режима не равно окончанию трудового договора. Если действующий договор бессрочный, временная работа по четыре часа сама по себе не делает его срочным. В документе меняются условия рабочего времени и оплаты, а трудовые отношения продолжаются.

5. Примите письменную просьбу и оформите решение

Для обязательной категории письменная просьба прямо предусмотрена действующей редакцией статьи 93. Для обычного соглашения отдельное заявление не является универсальным условием закона, но помогает зафиксировать инициативу и желаемые параметры. В обоих случаях кадровику удобнее получить конкретный запрос, чем восстанавливать условия по переписке с руководителем.

В заявлении указывают дату начала, срок, дни недели, часы, перерыв и основание специальной гарантии. Зарегистрируйте получение, чтобы подтвердить дату обращения. При электронном оформлении соблюдайте применимые правила кадрового документооборота.

Замените в примере даты и график на согласованные. Не включайте в заявление отказ от доплат, отпусков и других гарантий.

В решении укажите дату начала, срок и параметры режима. Доведите его до работника с подтверждением содержания и даты. Если график отличается от предложенного, зафиксируйте согласованный вариант и организационные причины изменения.

Нажмите на схему, чтобы увеличить. Затем листайте вбок.Нажмите ещё раз, чтобы уменьшить.

6. При приёме запишите режим сразу в трудовой договор

Нового работника можно принять сразу на неполное время. Не нужно сначала оформлять полную занятость и на следующий день уменьшать её дополнительным соглашением. В трудовом договоре укажите индивидуальный режим, если он отличается от общих правил работодателя, и условия оплаты. Это следует из статей 57, 93 и 100 ТК РФ.

В качестве основы подойдёт шаблон трудового договора. Перед подписанием проверьте итоговый текст: из него должны быть понятны рабочие и выходные дни, часы, перерыв, срок режима и расчёт оплаты. Выбор общего варианта пятидневки сам по себе не заменяет индивидуального условия о четырёхчасовом дне.

Согласуйте оплату с графиком. Уберите из остальных разделов противоречащие ему записи о 40-часовой неделе или присутствии до 18:00. При ссылке на правила распорядка выделите индивидуальные условия сотрудника.

По статье 68 ТК РФ приём оформляется трудовым договором; приказ работодатель вправе издать на его основании. Если приказ используется, он должен соответствовать договору.

7. Действующему сотруднику подготовьте дополнительное соглашение

Когда человек уже работает, меняются согласованные условия его договора. По статье 72 ТК РФ соглашение об их изменении заключается письменно. Удобно взять дополнительное соглашение к трудовому договору и изложить нужные пункты в новой редакции. Приказ кадровой службы помогает организовать исполнение, но не подменяет письменное оформление договорных условий.

Укажите реквизиты договора, изменяемые пункты, дату начала, срок, время работы и отдыха, оплату. Для временного режима добавьте условия возврата. Не включайте несогласованное изменение должности или места работы.

Сумма и даты условные. Замените номера пунктов, норму и оклад. Если основание может закончиться раньше, предусмотрите порядок подтверждения события и оформления дальнейшего режима.

Не уменьшайте базовый оклад вдвое и одновременно не применяйте к нему ещё один коэффициент 0,5. Из документа должно быть ясно, что обозначает указанная сумма: база за полную норму или согласованная оплата за конкретный неполный график. Неясность легко превращается в двойное уменьшение начислений.

8. Проверьте перерыв и совместимость режимов

По общему правилу статьи 108 ТК РФ в течение рабочего дня предоставляют перерыв для отдыха и питания продолжительностью от 30 минут до двух часов, который не включается в рабочее время. При ежедневной работе не более четырёх часов его можно не предоставлять, если это предусмотрено правилами внутреннего трудового распорядка или трудовым договором.

Исключение не применяется автоматически. Если у сотрудника четыре часа работы, а договор и правила предусматривают обед, сначала приведите документы в соответствие с согласованным вариантом. При пятичасовом рабочем дне убрать перерыв только потому, что время неполное, нельзя. Отдельно действует правило для работ, где обычный перерыв невозможен: работодатель обеспечивает отдых и приём пищи в рабочее время, а перечень таких работ и места для этого определяет в правилах.

Пример расчёта часов. Интервал с 9:00 до 13:00 без обеда — четыре рабочих часа. Интервал с 9:00 до 13:30 с обедом с 11:00 до 11:30 — тоже четыре рабочих часа. Интервал с 9:00 до 13:00 с получасовым неоплачиваемым перерывом — только три с половиной. Для табеля и оплаты это существенная разница.

Проверьте и прежнее условие о ненормированном рабочем дне. Часть 2 статьи 101 ТК РФ допускает его при неполном времени только тогда, когда установлена неполная рабочая неделя с полным рабочим днём или сменой. При четырёхчасовом дне сохранить ненормированный режим нельзя. При трёх полных рабочих днях в неделю его возможность оценивают отдельно с соблюдением всех требований статьи 101.

Гибкий или дистанционный режим не отменяет ограничения часов. При четырёхчасовом дне время обязательной доступности и задания должны укладываться в оформленный график.

9. Как рассчитать оплату и проверить минимум

Статья 93 предусматривает оплату пропорционально отработанному времени или в зависимости от выполненного объёма работ. Для повременной оплаты важно различать базу за полную норму и начисление за фактически отработанные часы. При сдельной системе проверяют выполненный объём и применимые расценки, сохраняя обязательные гарантии оплаты труда.

Условный пример: оклад за полную месячную норму — 80 000 рублей, полная норма соответствующего месяца — 160 часов, сотрудник отработал по неполному графику 80 часов. Окладная часть составит 40 000 рублей: 80 000 × 80 / 160. Это пример расчёта до удержаний, без доплат, премий, больничных и иных особенностей конкретного месяца.

При трёх рабочих днях в неделю учитывайте календарь месяца, праздники и фактически отработанные часы. Оценка «три дня из пяти» не заменяет расчёта по применяемой системе оплаты. Начисление должно проверяться по соглашению, графику и табелю.

Минимальную гарантию также проверяют с учётом неполного времени. Статья 133 ТК РФ связывает полный месячный минимум с выполнением нормы рабочего времени и норм труда. При неполном режиме сравнивают начисление с соответствующей долей применимого минимума. Если действует региональное соглашение о минимальной зарплате, учитывают статью 133.1 и условия его распространения на работодателя.

За половину полной месячной нормы ориентир — половина применимого минимума с учётом правил о составе выплат. Сначала определяют норму для категории работника, затем долю времени. Законную сокращённую норму нельзя вторично уменьшать сравнением с 40-часовой неделей.

Не все выплаты механически умножаются на долю занятости. У компенсаций, доплат и премий могут быть собственные основания и порядок расчёта. Для педагогов с неполной учебной нагрузкой дополнительно учитывают Постановление КС РФ от 05.03.2025 № 10-П: суд указал на расчёт пропорциональной зарплаты исходя из оплаты той же работы при полной норме с соблюдением минимальных гарантий. Универсальная кнопка «всё × 0,5» такой проверки не заменяет.

Нажмите на схему, чтобы увеличить. Затем листайте вбок.Нажмите ещё раз, чтобы уменьшить.

10. Отпуск, стаж и работа за пределами графика

Неполное время не сокращает продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска и не ограничивает исчисление трудового стажа и другие трудовые права. Это прямо предусмотрено частью 4 статьи 93. Если сотруднику положены 28 календарных дней основного отпуска, четырёхчасовой день не превращает их в 14 дней. При праве на удлинённый отпуск его продолжительность тоже не делят пополам из-за неполного режима.

Размер отпускных зависит от среднего заработка и правил его расчёта. Поэтому изменение заработка может отразиться на сумме: гарантия полного числа дней не равна сохранению прежних отпускных.

Работодатель обязан учитывать фактически отработанное время по статье 91 ТК РФ. Если договор устанавливает работу до 13:00, а руководитель регулярно поручает обязательные задачи до 15:00, два дополнительных часа нельзя считать обычной работой только потому, что общий день ещё короче восьми часов. По статье 99 граница сверхурочной работы связана с продолжительностью, установленной именно этому работнику; при суммированном учёте оценивают часы за учётный период.

Для привлечения к сверхурочной работе соблюдают предусмотренные законом основания, согласия, ограничения и учёт. Беременных к ней привлекать нельзя. Оплату проверяют по актуальной статье 152, которая также изменилась с 1 сентября 2026 года. Условие договора «возможны задержки без дополнительной оплаты» не отменяет этих требований.

11. Как вернуться к прежней продолжительности

При временном режиме определите дату или событие завершения и последующие условия. Перед окончанием передайте информацию руководителю и бухгалтерии, подготовьте график и проверьте начисление. Увольнение и новый приём не нужны.

Для продления проверьте сохранение основания и оформите новый период. При продолжающихся обстоятельствах обязательной категории нельзя отказать по усмотрению руководителя. Соблюдайте срок решения по письменной просьбе.

Бессрочно согласованный режим не отменяется устным распоряжением. Для досрочного изменения зафиксируйте просьбу и договорённость, проверьте обязательную гарантию и скорректируйте документы. Не оформляйте соглашение задним числом, скрывая расхождение с фактической работой.

Если обстоятельство, дающее гарантию, прекратилось, сопоставьте подтверждающие документы с согласованным сроком и условием возврата. Формулировка «до особого распоряжения» может породить спор о том, когда восстанавливается полная продолжительность.

12. Что проверить перед первым днём нового графика

Работник, руководитель, кадровая служба и бухгалтерия должны одинаково понимать новый график. Проверьте не только подписи, но и фактическую организацию работы.

• Основание: определено, действует обычное соглашение или обязательная гарантия; необходимые обстоятельства подтверждены.
• Решение: письменное обращение обязательной категории зарегистрировано, решение принято в пределах пяти рабочих дней.
• График: указаны дни, начало, окончание, перерыв, продолжительность недели, дата начала и срок режима.
• Документы: индивидуальные условия отражены в договоре или письменном дополнительном соглашении; распорядительные документы им соответствуют.
• Оплата: база и способ начисления понятны, пропорция применяется один раз, минимальная гарантия и отдельные выплаты проверены.
• Организация: задачи, встречи, доступность и табель настроены под новый режим; после его окончания предусмотрен понятный следующий график.

Источники

• Статья 93 ТК РФ — неполное рабочее время
• Статья 1 Закона № 144-ФЗ от 25.05.2026 — изменения ТК РФ
• Статья 2 Закона № 144-ФЗ — вступление в силу с 01.09.2026
• Статья 92 ТК РФ — сокращённая продолжительность работы
• Статья 57 ТК РФ — условия трудового договора
• Статья 72 ТК РФ — письменное изменение условий договора
• Статья 100 ТК РФ — режим рабочего времени
• Статья 108 ТК РФ — перерыв для отдыха и питания
• Статья 101 ТК РФ — ненормированный рабочий день
• Статья 91 ТК РФ — норма и учёт рабочего времени
• Статья 133 ТК РФ — минимальный размер оплаты труда
• Статья 133.1 ТК РФ — региональная минимальная зарплата
• Постановление КС РФ от 05.03.2025 № 10-П — оплата неполной учебной нагрузки
• Статья 99 ТК РФ — граница и условия сверхурочной работы
• Статья 152 ТК РФ — оплата сверхурочной работы
• Статья 282 ТК РФ — понятие совместительства
• Статья 68 ТК РФ — оформление приёма на работу
• Статья 115 ТК РФ — продолжительность основного отпуска