Сотрудник сдал кровь: как работодателю оформить и оплатить донорские дни

Сотрудник принёс справку о сдаче крови и попросил два оплачиваемых дня. Для кадровика недостаточно поставить в табеле «отгул»: сначала нужно установить, когда состоялась донация, должен ли человек был работать в этот день и какие гарантии уже использовал. От этого зависит количество дней отдыха, содержание приказа и расчёт бухгалтерии.

Статья 186 ТК РФ предусматривает освобождение от работы, другой день отдыха взамен дня донации в определённых ситуациях и дополнительный день после каждой сдачи крови. Это разные основания. Если объединить их в одну строку «донорские дни», легко потерять один день, повторно предоставить уже использованный или неверно оплатить смену.

Ниже — порядок для работодателя, у которого сотрудник сдаёт кровь или её компоненты. Он подходит и организациям, и ИП. Особое внимание уделено документам, действующим с сентября 2026 года, расчёту среднего заработка по постановлению № 540 и сменам продолжительностью больше восьми часов. Медицинские условия допуска к донорству определяет медицинская организация: кадровая служба проверяет подтверждение трудовой гарантии.

Разделите три основания для освобождения от работы

Первое основание — сам день сдачи крови и день связанного с ней медицинского осмотра. По части 1 статьи 186 работника освобождают от работы. Если осмотр и донация прошли в одну дату, это один календарный факт отсутствия, а не два самостоятельных дня, которые можно позднее забрать из рабочего графика. Если осмотр состоялся отдельно, его нужно подтвердить отдельным документом.

Второе основание — другой день отдыха взамен дня сдачи. Он предоставляется по желанию работника, когда сотрудник по соглашению с работодателем работал в день донации либо сдал кровь в ежегодном оплачиваемом отпуске, в свой выходной или нерабочий праздничный день. Для этого дня важно не только наличие справки, но и режим конкретной даты.

Третье основание — дополнительный день отдыха после каждого дня сдачи крови. Он возникает независимо от того, сдавал человек кровь в рабочий день или в выходной. По желанию работника его можно присоединить к ежегодному оплачиваемому отпуску или использовать в другое время в течение года после дня донации.

Таким образом, обычная сдача крови в рабочий день даёт освобождение в эту дату и один дополнительный день. При сдаче в выходной сотрудник уже был свободен от работы, поэтому по его желанию возникают другой день взамен дня сдачи и ещё один дополнительный. Называть оба «дополнительными» в разговоре допустимо, но в приказе лучше указать отдельные правовые основания.

Гарантии не зависят от стажа в компании, наличия испытания или звания «Почётный донор России». Они действуют в трудовых отношениях при подтверждённой сдаче крови или её компонентов. Льготы почётным донорам, включая выбор времени ежегодного отпуска, имеют собственные условия и не заменяют порядок статьи 186.

Нажмите на схему, чтобы увеличить.Нажмите ещё раз, чтобы уменьшить. Увеличенную схему можно прокрутить.

Установите, какой день был у сотрудника по графику

Начинайте проверку со справки и графика, который действовал на дату донации. Суббота у одного работника является выходным, у другого — обычной сменой. При сменном режиме нельзя автоматически переносить производственный календарь пятидневки на сотрудника. Значение имеют его рабочий день, отпуск и фактический выход на работу.

Не подменяйте ежегодный оплачиваемый отпуск любым освобождением от работы. Отпуск без сохранения зарплаты, отпуск по уходу за ребёнком, временная нетрудоспособность и междусменный отдых требуют отдельной оценки. Часть 3 статьи 186 прямо называет ежегодный оплачиваемый отпуск, выходной и нерабочий праздничный день. Нельзя механически обещать заменяющий день за любой период отсутствия.

При этом состоявшаяся донация даёт основание отдельно рассмотреть дополнительный день по части 4. Если документ представлен за дату болезни или иного специального периода, выясните фактические обстоятельства и проверьте применимые гарантии. Для бухгалтерии это не повод автоматически начислять одновременно пособие, зарплату и средний заработок за одни и те же часы.

Если человек сдал кровь во время ежегодного отпуска, не считайте отпуск автоматически продлённым на два дня. Нужно получить волеизъявление работника, определить даты другого и дополнительного дня отдыха и оформить их отдельно. Сами донорские дни не становятся ежегодным отпуском и не должны списываться из его остатка.

Примите подтверждение и не требуйте лишних медицинских сведений

Для работодателя важны факт и дата сдачи крови либо связанного с ней медицинского обследования. Одного сообщения «был донором» для окончательного оформления и расчёта недостаточно. Зарегистрируйте представленный документ, сверьте сотрудника, дату события, медицинскую организацию и реквизиты оформления, предусмотренные соответствующей формой.

С 1 сентября 2026 года применяются формы по приказу Минздрава России от 18.05.2026 № 447н. Для кадровой работы особенно важны справка донору о совершении донации крови и (или) её компонентов и справка донору о медицинском обследовании. Их формы и порядки ведения содержатся в приложениях № 21–24. Приказ № 1157н, на который часто ссылаются старые кадровые памятки, с этой даты утратил силу.

Не требуйте от сотрудника только старую «форму 402/у», если медицинская организация выдала актуальную справку. Название документа нужно сверять с действующим регулированием, а не с привычным шаблоном в кадровой программе. Для донации, которая произошла раньше изменения форм, оценивайте документ по правилам на дату его оформления; само обновление бланков не означает исчезновения уже возникшего права на отдых.

Справка о донации и справка об обследовании подтверждают разные события. Если сотрудник прошёл обследование, но кровь не сдавал, дополнительный день после сдачи не возникает. Освобождение в день связанного с донорством осмотра предусмотрено законом, однако статья 186 не устанавливает самостоятельного обязательного сохранения среднего заработка за отдельный день только такого осмотра. Проверьте, не предусмотрена ли оплата коллективным договором, соглашением или локальным актом работодателя.

Не заменяйте справку требованием принести медицинскую карту, анализы или объяснить причину недопуска. Эти сведения не нужны для обычного решения о кадровой гарантии. Доступ к документам должен быть у тех, кто оформляет отсутствие и оплату. Руководителю подразделения обычно достаточно знать период законного освобождения; рассылка медицинских справок всему отделу избыточна.

Заранее договоритесь о порядке уведомления, а не о разрешении быть донором

Работодателю полезно знать о планируемом отсутствии до начала смены: это позволяет найти замену и передать задачи. Установите понятный адрес или канал для обращения в кадровую службу, порядок передачи справки и заявления о последующем отдыхе. Правила должны помогать реализовать гарантию, а не превращать её в право, которое возникает только после согласия руководителя.

Статья 186 не устанавливает единого срока вроде «предупредить строго за три рабочих дня» для всех случаев сдачи крови. Можно рекомендовать заблаговременное уведомление, но нельзя лишить гарантии за несоблюдение придуманного работодателем срока. Если информация поступила после донации, проверьте подтверждение и обстоятельства, исправьте учёт при наличии основания.

Уведомление удобно разделить на две части: сообщение об освобождении в день донации и просьбу использовать дополнительный день в выбранную дату. Когда будущая дата ещё не определена, не вписывайте её за работника. Учет неиспользованного права должен позволять вернуться к вопросу позднее, в пределах установленного срока.

В заявлении не нужны сведения о группе крови, результатах обследования, получателе крови или количестве прежних донаций. Для конкретного дополнительного дня важна связь с подтверждённой датой сдачи, а не подробная история донорства.

Если сотрудник хочет работать в день сдачи крови

По части 2 статьи 186 выход в день донации возможен по соглашению с работодателем. Одностороннего распоряжения руководителя недостаточно. С другой стороны, самостоятельное появление сотрудника на рабочем месте не стоит оформлять задним числом как заранее достигнутое соглашение. Сначала выясните, кто согласовал работу и что фактически произошло.

Для работ с вредными и (или) опасными условиями труда выход в день сдачи крови прямо запрещён. Согласие сотрудника этот запрет не снимает. До согласования проверьте условия на его рабочем месте и поручаемую работу, а не только название должности. Нельзя обойти запрет формулировкой «вышел по собственной инициативе».

Когда выход допустим и согласован, зафиксируйте дату и волю обеих сторон письменно. В документе укажите, что работник сохраняет право на другой день отдыха по своему желанию, а дополнительный день после донации учитывается отдельно. Запрещено ставить условие, что сотрудник получит законную гарантию лишь после отработки задания или завершения квартального отчёта.

Бухгалтерии передайте отдельно фактически отработанное время и сведения о предоставляемых днях отдыха. Работа оплачивается по условиям оплаты труда, а дни отдыха — с сохранением среднего заработка. Не оставляйте в программе одновременно отметку полной явки и полного освобождения за один и тот же период: сначала согласуйте корректную модель учёта.

Получите заявление на конкретные дни и оформите приказ

Если донация уже состоялась, попросите работника указать её дату, реквизиты подтверждения и желаемые даты отдыха. Когда полагаются два дня, в заявлении полезно назвать один другим днём взамен дня сдачи, а второй — дополнительным. Это помогает проверить остаток и исключает спор, какой именно день сотрудник использовал.

Дата отдыха должна быть понятна с учётом графика работника. Для смены, переходящей через полночь, укажите её начало и окончание, а не только число в календаре. Прикрепите или сохраните применяемый график: иначе при последующей перестановке смен бухгалтерия может потерять исходные часы, за которые следовало сохранить заработок.

Статья 186 не устанавливает обязательного унифицированного бланка приказа работодателя. Используйте принятую в компании форму. Включите сотрудника, основание, даты освобождения, вид каждого дня, сохранение среднего заработка, поручение кадровику и бухгалтерии. Если приказ охватывает разные события, разделите их пунктами, чтобы не потерять основание оплаты.

Если предоставляется и другой день по части 2 или 3 статьи 186, добавьте отдельный пункт с соответствующим основанием. Не пишите «отпуск без сохранения заработной платы», «ежегодный отпуск за свой счёт» или «компенсация переработки»: это иные виды отсутствия с другими последствиями.

Ознакомьте работника с оформленными датами, передайте информацию руководителю, табельщику и бухгалтерии. Если сотрудник предложил изменить день, согласуйте и зафиксируйте новую дату, а старую отметку отмените. В реестре нельзя оставлять две использованные даты на одно и то же основание.

Нажмите на схему, чтобы увеличить.Нажмите ещё раз, чтобы уменьшить. Увеличенную схему можно прокрутить.

Как считать год и присоединять отдых к отпуску

Год для использования дополнительного дня связан с конкретной датой сдачи крови, а не с календарным годом и не с рабочим годом ежегодного отпуска. Донорский день за осеннюю донацию не исчезает автоматически 31 декабря. При нескольких донациях ведите отдельную строку по каждой: даты возникновения права и предельные сроки могут различаться.

Прямое указание на год содержится в части 4 статьи 186 в отношении дополнительного дня. Не переносите эту формулировку без пояснений на любой другой день отдыха из частей 2 и 3 и не создавайте в программе единое основание для списания всех остатков. Для спорного давнего обращения отдельно оцените вид дня, документы и применимые разъяснения; во избежание спора оформляйте оба дня заблаговременно.

Если сотрудник просит присоединить день к ежегодному отпуску, в приказах и учёте всё равно должны быть видны два периода: ежегодный отпуск и донорский отдых. Укажите конкретный рабочий день или смену, от которых его освобождают. Простая запись «увеличить отпуск на один день» не объясняет ни основание, ни правила оплаты.

Не применяйте к донорскому дню автоматически отпускной коэффициент 29,3. Его присоединение к отпуску не меняет правовую природу выплаты. Бухгалтерия рассчитывает отпускные по правилам отпусков, а средний заработок за донорский день — по правилам соответствующей гарантии. В расчётном листке эти начисления желательно различать.

Если донации и последующий отдых приходятся на разные месяцы, расчётный период для среднего заработка может измениться. Не считайте сумму, однажды рассчитанную за день сдачи крови, постоянной «ценой справки». При оплате более позднего отдыха проверьте период, заработок и график заново.

Рассчитайте средний заработок по действующим правилам

При сдаче крови работодатель сохраняет средний заработок за дни сдачи и предоставленные в связи с этим дни отдыха. Основание — часть 5 статьи 186 и статья 139 ТК РФ. С 1 сентября 2025 года особенности расчёта определяются постановлением Правительства РФ от 24.04.2025 № 540. Ссылку на утратившее силу постановление № 922 в текущем расчётном шаблоне нужно заменить.

В общем случае берут 12 календарных месяцев, предшествующих периоду сохранения заработка. Если день отдыха предоставляется в октябре 2026 года, стандартный расчётный период — с 1 октября 2025 года по 30 сентября 2026 года. Это иллюстрация выбора периода, а не готовый расчёт для любого сотрудника: при отсутствии заработка или отработанного времени применяются специальные правила положения.

В базу входят выплаты, предусмотренные системой оплаты труда, с учётом правил о премиях и вознаграждениях. Выплаты социального характера, например материальная помощь, не становятся зарплатой только потому, что перечислены вместе с ней. Отдельно исключают периоды и суммы, которые положение предписывает не учитывать: в частности, многие периоды сохранения среднего заработка и временной нетрудоспособности.

При обычном учёте времени средний дневной заработок для такой гарантии определяют исходя из учитываемой зарплаты за фактически отработанные дни расчётного периода и количества этих дней. Затем его умножают на число подлежащих оплате дней. Не делите оклад текущего месяца на число календарных дней и не применяйте методику пособия по больничному: это другие расчёты.

При суммированном учёте рабочего времени используют средний часовой заработок по пункту 13 положения № 540. Учитываемую зарплату за фактически отработанные часы делят на количество этих часов. Результат умножают на количество рабочих часов по графику сотрудника в периоде, подлежащем оплате.

Смену нельзя автоматически сокращать до восьми оплачиваемых часов

Для сменного работника день отдыха следует рассматривать с учётом его рабочей смены. Если по графику нужно было отработать 12 часов, универсальная настройка «донорский день = 8 часов» приводит к занижению сохраняемого заработка. Нельзя требовать доработать оставшиеся часы лишь потому, что программа настроена на пятидневку.

В определении от 24.02.2025 № 10-КГ24-2-К6 Верховный Суд РФ рассмотрел спор именно о такой оплате. Суд указал на необходимость учитывать количество часов в конкретной смене работника, а не ограничивать гарантию восьмичасовым рабочим днём. Позиция затем отражена в Обзоре судебной практики ВС РФ № 4 (2025), утверждённом 22 декабря 2025 года.

Для кадровой процедуры важен ещё один вывод: смена может приходиться на две календарные даты. Если сотрудник освобождён от одной ночной смены, переход через полночь сам по себе не означает использование двух донорских дней. В приказе и табеле нужно обеспечить связь между одним предоставленным днём отдыха и соответствующей сменой.

Сохраните график, установите точное количество рабочих часов этой смены и передайте его бухгалтерии. Проверьте, не появился ли в системе искусственный долг часов после оформления отдыха. Работник не должен восполнять время, от которого законно освобождён с сохранением среднего заработка, только для приведения табеля к исходной норме без учёта гарантии.

Если смены были переставлены после получения заявления, не используйте это как способ уменьшить оплату. Корректировка графика требует самостоятельных оснований и соблюдения применимого порядка. При споре будет важна история документов: первоначальная смена, заявление, приказ и фактический учёт.

Нажмите на схему, чтобы увеличить.Нажмите ещё раз, чтобы уменьшить. Увеличенную схему можно прокрутить.

Отразите отсутствие в табеле и ведите остаток по каждой донации

Работодатель должен обеспечивать достоверный учёт рабочего времени. В используемой системе можно применять отдельные обозначения для дня сдачи крови и предоставленного в связи с ним отдыха. Если компания использует собственные коды, закрепите их значение. Сам по себе буквенный код не доказывает законность отсутствия: он должен опираться на документы.

Не смешивайте донорский отдых с выходным за работу в праздник, отпуском без содержания или ежегодным отпуском. Особенно опасна общая строка «отгулы»: у этих оснований разные правила предоставления, использования и расчёта. Для каждого донорского дня храните ссылку на конкретную справку и приказ.

Минимальный реестр включает дату донации, документ, режим этой даты, основания для другого и дополнительного дня, выбранные даты, использованные дни и отметку о передаче на оплату. Сведения о группе крови и диагнозах для такого реестра не нужны. Доступ ограничьте кадровыми и расчётными задачами.

Если справку принесли после закрытия табеля, не оставляйте неподтверждённый невыход только ради неизменности отчёта. Оформите корректировку в принятом порядке, установите правильное основание и передайте бухгалтерии данные для проверки начислений. При выявленной недоплате отдельно оцените необходимость компенсации за задержку по статье 236 ТК РФ.

Что делать при споре о дате отдыха или отсутствии без предупреждения

Не начинайте с приказа о взыскании. Сначала выясните, сообщил ли работник о донации, какой день использовал, что подтверждает справка и был ли работодателем незаконно отклонён запрос на обязательную гарантию. Отсутствие записи в графике само по себе не делает любой донорский день прогулом.

Подпункт «д» пункта 39 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 специально отличает самовольный уход в отпуск от использования дней отдыха, которые работодатель обязан был предоставить и время которых не зависело от его усмотрения. В качестве примера названа ситуация отказа донору в дне отдыха непосредственно после сдачи крови.

При этом не стоит превращать эту позицию в универсальное правило «любую дату можно занять без обращения». Когда работник выбирает отложенный день спустя месяцы после донации, получите заявление и оформите даты заранее. При конфликте оцените содержание обращения, своевременность сообщения, причины отказа и подтверждение права, прежде чем квалифицировать отсутствие.

Если удобная сотруднику дата создаёт организационные трудности, обсудите с ним другой вариант, не лишая законного права и не затягивая до истечения срока. Согласованный перенос подтвердите документом. Нельзя односторонне превратить обязательный отдых в денежную премию или ежегодно списывать остаток, потому что «в подразделении некем заменить».

Не заменяйте отдых деньгами и не оформляйте лишние соглашения

Статья 186 предусматривает отдых с сохранением среднего заработка, а не выбор между отдыхом и компенсацией. Поэтому обычная денежная выплата вместо неиспользованного донорского дня законом не предусмотрена. Правило о компенсации неиспользованного ежегодного отпуска при увольнении не следует автоматически переносить на донорские дни.

При подготовке увольнения проверьте обращения работника и остатки заблаговременно. Если право может быть реализовано до прекращения трудового договора, оформите выбранные дни в законном порядке. Не обещайте без отдельной проверки, что оставшиеся дни обязательно оплатят при расчёте или что их автоматически предоставит новый работодатель.

Гарантии действуют в силу закона: для каждой справки не требуется заключать новый трудовой договор или менять действующий. Шаблон трудового договора пригодится для проверки условий режима и оплаты труда, но отсутствие в нём отдельного раздела о донорстве не отменяет статью 186.

Для работника по совместительству учитывайте график именно у соответствующего работодателя. Гарантии совместителям предоставляются с учётом статьи 287 ТК РФ; нельзя отказать только со ссылкой на неполную занятость. Шаблон трудового договора по совместительству помогает ясно закрепить режим, от которого затем зависит оформление отсутствия. Документ о донации и факт использования гарантии проверяются в каждом трудовом отношении.

Если компания устанавливает дополнительные, более благоприятные условия, например оплату отдельного дня донорского обследования, закрепите их в подходящем документе. Для индивидуального условия можно использовать шаблон дополнительного соглашения к трудовому договору. Такой документ дополняет законную гарантию, но не может требовать отказа от неё, уменьшать число дней или ограничивать оплату полной смены.

Проверка перед закрытием кадрового события

• Подтверждены факт донации и её дата; обследование без сдачи не принято за состоявшуюся донацию.
• Установлен режим дня по индивидуальному графику, а не по календарю кадровой службы.
• Другой и дополнительный дни учтены отдельно; уже использованные даты не предоставлены повторно.
• Заявление и приказ содержат точные даты, а для переходящей смены — её границы.
• При работе в день сдачи проверены соглашение и отсутствие запрещённых условий труда.
• Средний заработок рассчитан по постановлению № 540; при суммированном учёте взяты часы полной смены по графику.
• Табель, расчёт и остаток дней согласованы; медицинские документы доступны только тем, кому необходимы для работы.