Какие документы необходимы для грузоперевозок?

Какие документы необходимы для грузоперевозок?

Несмотря на очевидную тенденцию концентрации рынка грузоперевозок в руках крупных компаний и все большую трудность ведения бизнеса в данной сфере для небольших компаний, это направление бизнеса всё еще остается привлекательным для открытия своего дела. Кроме того, растет рынок потребительских грузоперевозок, открытия бизнеса в котором несет меньшие издержки. Если вы решили открыть автотранспортную компанию, либо уже имеете данный бизнес, то полезным будет узнать о ключевых юридических документах, необходимых для организации бизнеса в сфере автомобильных грузоперевозок.

Открытие бизнеса

Организация грузоперевозок без юридического лица или ИП крайне трудна, а кроме того может быть основанием для привлечения к административной или даже уголовной ответственности. Поэтому необходимо образовать юридическое лицо или получить статус индивидуального предпринимателя и своевременно уплачивать налоги, тем более что при выборе определенных систем налогообложения (УСН) ставка налога может составить всего 6% или даже еще меньший размер.

Первоначально необходимо озаботиться выбором организационно-правовой сферы бизнеса: открыть ООО либо зарегистрироваться в качестве ИП. Существуют и иные формы ведения бизнеса (например, товарищество или акционерное общество), но они менее предпочтительны либо ввиду небольших объемов бизнеса на старте, либо по причине несколько больших юридических рисков.

ИП: Зарегистрироваться в качестве ИП стоит в случае небольшого объема грузоперевозок на небольшие суммы. Индивидуальный предприниматель отвечает по долгам личным имуществом. Поэтому не стоит выбирать данную форму ведения бизнеса в случае, когда вы собираетесь перевозить дорогостоящие грузы без страхования -  в случае их утраты придется отвечать не только теми активами, которые используются в бизнесе (автомобили, деньги на расчетных счетах, коммерческая недвижимость), но и своей недвижимостью - квартирой или домом. Тем не менее, открыть ИП крайне легко, ровно, как и закрыть в случае, если вы решите прекратить бизнес и уйти, например, на гос. службу.

Для регистрации ИП требуется подать в налоговую следующие документы:

  • Заявление на регистрацию ИП по форме Р21001
  • Квитанцию об уплате гос. пошлины
  • Копию паспорта

ООО: Если вы планируете выходить на большие объемы перевозок, привлекать инвестиции или же открываете бизнес с партнерами, то стоит открыть общество с ограниченной ответственностью. ООО отвечает по долгам только своим имуществом. Участники ООО не отвечают по его долгам, за исключением случаев привлечения к субсидиарной ответственности за доведение общества до банкротства. Но подобная ответственность скорее исключение и применяется не настолько часто, да и для этого участники должны совершить действия, выходящие за пределы обычного коммерческого риска, которые привели бы к невозможности удовлетворения требований кредиторов общества в рамках банкротства (например, взять кредиты и вывести средства). В отличие от случая ведения бизнеса в качестве ИП, в ООО придется вести бухгалтерский учет, а также проводить общие собрания участников (если у ООО не один участник).

Для регистрации ООО выбранный на собрании учредителей директор, либо единственный учредитель, либо представитель данных лиц подают в ФНС следующие документы:

  1. Заявление по форме Р11001
  2. Протокол общего собрания учредителей или решение единственного учредителя (необходимо провести общее собрание учредителей, на котором будут решены ключевые вопросы, связанные с созданием ООО и составить протокол собрания; решение учредителя содержит ту же информацию, что и протокол)
  3. Устав (можно выбрать типовой устав из приказа Минэкономразвития №411 от 01.08.2018)
  4. Документы, которые подтверждают адрес офиса ООО (гарантийное письмо от собственника помещения)
  5. Квитанцию об уплате гос. пошлины
  6. Одновременно с регистрацией ИП или ООО можно перейти с общего режима налогообложения на иной (например, УСН), для этого также необходимо подать соответствующее заявление. Кроме того оно может быть подано в течение месяца после регистрации. 
  7. Также стоит озаботиться о лицензировании деятельности в случае, когда вы намереваетесь перевозить грузы, для перевозки которых требуется лицензия – например, опасные грузы.

Приобретение и обслуживание автопарка

Ключевым активом всех компаний, занимающихся грузоперевозками, очевидно, является автопарк. Грузовые автомобили можно приобрести посредством покупки, лизинга или аренды. Если у вас имеются автомобили, то также стоит задуматься о передаче их на баланс создаваемому юридическому лицу. Относительно автомобилей, используемых ИП, стоит сказать о том, что они никак не отграничиваются от остальной собственности предпринимателя. Но помимо приобретения автомобилей стоит также озаботиться вопросами их технического обслуживания.

Покупка новых автомобилей: Покупка нового автомобиля у дилера является хотя и несет большие затраты при открытии бизнеса, но обеспечивает компанию новым автопарком, который будет недорог в содержании. Договоры купли-продажи новых автомобилей практически всегда составляются продавцами и зачастую не содержат никаких необычных условий, на которые стоило бы обращать внимание.

Лизинг: Лизинг или финансовая аренда также позволяет получить новый автопарк с гораздо более низкими первоначальными вложениями, однако в долгосрочной перспективе может отказаться дороже. Лизинг – это в некоторой степени и аренда, и кредит, и купля-продажа (довольно часто в договорах имеется положение о выкупе автомобиля в момент уплаты определенной суммы лизинговых платежей). Договоры лизинга также обычно составляются лизинговыми компаниями – в них необходимо обратить внимание на то, какой автомобиль должен быть приобретен и передан вам в лизинг, на основания досрочного прекращения договора, а также на размеры платежей и условие о выкупе.

Покупка подержанных автомобилей: Данный способ приобретения автопарка является наиболее предпочтительным в случае, когда вы хотите получить автомобиль в собственность, имея при этом небольшую сумму. Для оформления покупки автомобиля мы рекомендуем воспользоваться договором купли-продажи автомобиля (транспортного средства), который вы можете найти на нашем портале. При выборе подходящих условий вы получите надежную юридическую защиту, предусмотренную договором. Однако также рекомендуем быть аккуратным при составлении соглашения: например, отказаться от полной предоплаты, если вы не очень уверены в продавце.

Аренда: Автомобили можно также взять в аренду. От лизинга аренда отличается тем, что лизингодатель приобретает автомобиль и передает его в аренду, а арендодатель передает в аренду уже имеющийся у него автомобиль (как правило, не новый). Вы также можете найти образец договора аренды транспортного средства на нашем сайте, который был составлен с учетом ключевых запросов сторон и требований текущего законодательства.

Техническое обслуживание автомобилей: Техническое обслуживание автомобилей можно производить непосредственно по факту поломки или тех. осмотра, либо заключить абонентский договор технического обслуживания, по которому автосервис будет производить ремонт или диагностику по первому требованию. Второй вариант более предпочтителен в случае использования старого автопарка.

Иное обслуживание автомобилей: Для перевозки некоторых грузов может производиться иное обслуживание автомобилей. Например, санитарная обработка в случае перевозки продуктов питания или подготовка к перевозке опасных грузов. В этих случаях стоит заключить договор с соответствующе организацией, если, конечно, вы не сможете осуществлять подобное обслуживание собственными силами.

Страхование: В любом случае для каждого автомобиля стоит приобрести полис ОСАГО. Помимо этого рекомендуется застраховать автомобили в большем объеме, поскольку стоимость грузовых автомобилей и прицепов может составлять десятки миллионов рублей, а ДТП не редкость в нашей стране.

Недвижимость: покупка или аренда

Любой более или менее крупной транспортной компании требуется офис, склады, а также место для стоянки транспорта. Поэтому необходимо приобрести или арендовать подобную коммерческую недвижимость.

Покупка: Покупка недвижимости хотя и может нести вместе с собой большие затраты, но часто может стать хорошим способом вложения доходов от деятельности компании. К тому же приобретение недвижимости часто выгодно с точки зрения налогового администрирования, поскольку позволяет учесть траты на ее приобретение в расходах и снизить размер налогов, приобретя активы. Наш сервис подготовил множество образцов договоров купли-продажи недвижимости, содержащие самые разнообразные условия, которые вы можете выбрать с учетом именно вашего случая.

Аренда: Довольно часто покупка помещений под офис, а также зданий и земельных участков, предназначенных для складов достаточно обременительна, особенно на старте бизнеса. Поэтому многие предприниматели арендуют коммерческую недвижимость. Образцы договоров аренды различных видов недвижимости также представлены на нашем портале.

Оформление отношений с работниками    

Так или иначе, вам придется нанимать работников и оформлять с ними отношения. Отношения с работником необходимо оформить трудовым договором. Некоторые работодатели предпочитают не заключать трудовой договор, оформляя отношения с сотрудниками посредством договора подряда (или «ГПХ», как его часто называют). Подобная практика порочна и несет в себе множество рисков, к тому же работник может признать отношения трудовыми – и тогда придется ожидать не только удовлетворения в суде всех требований работника, но и претензий от контролирующих органов. Единственным случаем, когда допустимо заключать договор подряда (и это относится преимущественно к водителям) – это случай, когда они сами оформляются как ИП. В таком случае у водителей не будет социальных гарантий, предусмотренных трудовым правом, но в то же время возникает экономия на пенсионных и страховых взносах, а также налогах. В последнее время ФНС заявляет о борьбе с подобной практикой, но трудно сказать, есть ли в данном случае нарушения закона (особенно когда у водителя свой автомобиль) – поэтому подобные заявления напоминают борьбу с ветряными мельницами. Но всех иных сотрудников стоит оформлять исключительно по трудовому договору.

Найти образец трудового договора вы можете на нашем сайте. Помните о том, что для каждой категории работников стоит составить трудовой договор с отдельными условиями, в котором будет прописана трудовая функция, размер оплаты труда и компенсаций, должностные обязанности и характер работы. Что касается характера работы водителей, то он относится к категории «разъездной работы» и/или «работы в пути». Должностные обязанности могут определяться не только непосредственно в трудовом договоре, но и в локальных нормативных актах, а также в должностной инструкции, выдаваемой непосредственно работнику. Не обязательно подробно указывать их в трудовом договоре – можно наиболее общим образом сформировать их в тексте условий.

Для водителей требуется обязательный медицинский осмотр, как перед заключением договора, так и с определенной периодичностью после. Кроме того для приема на работу и допуска к перевозке крупногабаритных и/или опасных грузов может требоваться определенный стаж вождения (5 лет).

С водителями необходимо заключить соглашение о полной материальной ответственности, поскольку они могут перевозить ценный груз. В иных случаях за утрату груза они будут отвечать в пределах месячного заработка.

Желательно также подготовить и принять перечень локальных нормативных актов, устанавливающих режим работы и оплаты труда сотрудников, а также иные моменты. К подобным актам относятся: правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, положение о порядке обработки персональных данных сотрудников, положения о порядке оплаты труда и материальном стимулировании, различные инструкции по безопасности и охране труда и т.д.

Договоры с отправителями

Договоры перевозки это самые важные документы, которые необходимо подготовить при организации бизнеса по грузоперевозке. От их качества будет зависеть ваша защита от рисков неисполнения контракта. В подобных договорах стоит подробно предусмотреть вопросы приемки, передачи грузов, определения размера платы за перевозку и порядка расчетов, сроков доставки, а также моменты перехода риска случайной гибели груза.

Общее о договоре перевозки: Договор перевозки предусматривается гл.40 ГК РФ, а также дополнительно регулируется Федеральным законом от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта". По договору перевозки перевозчик обязуется принять груз у отправителя и доставить его получателю. Подобный договор должен также подтверждаться выдачей транспортной накладной от отправителя, для которой предусмотрены стандартные формы. В накладной указывается отправитель, получатель, ценность и характер груза, а также иные данные. Ровно эти же данные могут присутствовать в самом тексте договора, либо в бланке заказа, являющемся частью договора (приложением к нему). Поэтому помимо письменного договора стоит разработать также и проект бланка заказа. В договоре также стоит предусмотреть порядок коммуникации между сторонами и разрешения споров.  Не требуется обязательное составление накладной, если груз сопровождается представителями отправителя или получателя.

Иные модели оформления отношений с клиентами: Грузовая компания может работать и по иным моделям, например, заключая договор транспортной экспедиции (гл.41 ГК РФ). Экспедитор по такому договору обязан обеспечить доставку груза, в том числе заключить договоры перевозки – такая схема может быть удобна в случае, если водители являются ИП.

Кроме того, можно представить модель работы по агентскому договору и договору комиссии, когда ваша компания является агрегатором услуг по грузоперевозки. Подобные модели могут предполагать заключение за счет средств клиентов договоров с грузоперевозчиками – от имени клиентов или от своего имени. Подобная юридическая модель может быть актуальна на рынке потребительских грузоперевозок.

Перевозки грузов по заказу физических лиц: Что касается потребительских грузоперевозок, то стоит сказать, что хотя ГК устанавливает статус публичного договора для договора перевозки транспортом общего пользования, но нельзя сказать, что перевозка грузов по заказу (даже граждан) всегда считается перевозкой общественным транспортом. Перевозка грузов транспортом общего пользования предполагает перевозку грузов по требованию любого гражданина или юридического лица, и к ней закон относит регулярные рейсы и легковые такси. Так называемые «грузовые такси» в законе прямо не названы, поэтому применение норм о публичном договоре не очевидно. Но нельзя сказать, что к таким отношениям точно не применяются нормы Закона «О защите прав потребителей». Его требования обязуют предоставлять сведения о перевозчике, характере услуг (скорее работ) по перевозке, а также их стоимости. Кроме того, они предоставляют потребителю право одностороннего отказа в любое время при компенсации расходов перевозчика. Всю эту информацию стоит разместить на сайте и в клиентских офисах компании.

Для упрощения процесса заключения договора с физ. лицами стоит подготовить и разместить публичную оферту на сайте и в офисах продаж компании. Оферта – это предложение заключить договор, содержащее все существенные условия договора. Публичная оферта обращена к неопределенному кругу лиц. Все же публичную оферту нельзя рассматривать исключительно как проблему для бизнеса (в невозможности резкого изменения цены относительно, представленной в оферте) – она обеспечивает надежность компании в глазах клиентов, посредством предоставления определенности. В оферте помимо положений о характере и стоимости перевозок также устанавливается порядок принятия предложения, сроки перевозки, порядок принятия и передачи грузов, разрешения споров и иные условия. Об оферте вы можете прочитать в иных наших материалах.

Отдельно стоит сказать, что заключение такого договора сопровождается выдачей заказа-наряда, но все не так очевидно с транспортной накладной. Накладную обычно выписывает грузоотправитель, но что же делать в ситуации с физическими лицами? Мы советуем добавить в договор условие о том, что транспортной накладной является заказ-наряд, содержащий необходимые данные накладной. Заказ-наряд и будет подтверждать заключение договора, а кроме того, данные могут содержаться и непосредственно в тексте договора (в смысле отдельного документа).

Документы, необходимые для грузоперевозок

Товарно-транспортная накладная: Данный документ необходим для учета товарно-материальных ценностей и составляется отправителем. Он может быть полезен для бухгалтерского учета, хотя в настоящее время не требуется его обязательное составление. Для данного документа также имеются стандартные формы.

CMR и TIR: CMR – это международная товарно-транспортная накладная, которая необходима для международных перевозок. Форма данной транспортной накладной несколько отличается от форм накладных для внутренних перевозок. Книжка МДП (TIR) – это фактически другая форма товарно-транспортной накладной, также требуемая для международной грузоперевозки в различные страны (например, в государства ЕС).

Доверенность: Она может выдаваться водителю грузоперевозчиком или отправителем для подписания различных документов, связанных с приемкой и отгрузкой груза. Ее выдает та сторона, которая должна подписать соответствующий документ и в ней должно быть прямо предусмотрено такое полномочие. Стоит сказать, что в большинстве случаев она не требуется, поскольку работник грузоперевозочной компании считается представителем из обстановки (как, например, кассир магазина) и может подписывать соответствующие акты и без доверенности.