Как оформить трудовой договор с иностранцем по патенту

Мария Губина

Автор статьи, юрист (г. Курск)

Чем работник с патентом отличается от остальных и сколько стоит ошибка

Пропустили проверку патента или уведомление — штраф по статье 18.15 КоАП РФ. Для организации за работника без патента — от 250 000 до 800 000 руб., за неотправленное или опоздавшее уведомление — от 400 000 до 800 000 руб. В Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской областях — от 400 000 до 1 000 000 руб. ИП по этой главе КоАП платят как юрлица. И считается всё по каждому иностранцу отдельно: трое работников без уведомления — три штрафа.

Работник с патентом отличается от гражданина России и от иностранца с видом на жительство тем, что его право работать привязано к одному документу с ограниченным сроком. Патент действует только в том регионе, где выдан, и только за те месяцы, за которые работник заплатил фиксированный авансовый платёж по НДФЛ. Не заплатил вовремя — патент перестаёт действовать сам, без всякого решения МВД, а работодатель обязан отстранить человека от работы.

Ниже — порядок действий в том виде, в каком его удобно держать перед глазами кадровику или ИП, который нанимает иностранца впервые: что сделать до выхода на работу, в первую неделю, каждый месяц и при увольнении.

Какой документ нужен иностранцу: патент, ВНЖ, РВП или паспорт ЕАЭС?

Прежде чем спрашивать у кандидата патент, выясните его статус. Патент нужен не всем иностранцам, а только тем, кто приехал без визы и временно пребывает в России. Граждане Беларуси, Казахстана, Киргизии и Армении работают без патента по статье 97 Договора о ЕАЭС. Иностранец с видом на жительство или разрешением на временное проживание тоже работает без патента — это прямо сказано в пункте 4 статьи 13 закона № 115-ФЗ.

Нажмите на схему, чтобы увеличитьЛистайте вбок; нажмите ещё раз, чтобы уменьшить

Одно остаётся общим для всех строк таблицы: уведомление МВД о заключении и о расторжении договора. Пункт 8 статьи 13 закона № 115-ФЗ не делает исключений ни для граждан ЕАЭС, ни для владельцев ВНЖ. Кадровики, которые впервые оформляют белоруса или казаха, нередко пропускают именно этот шаг, считая, что «они как свои».

Дальше речь пойдёт о самом частом и самом строгом случае — о безвизовом иностранце с патентом.

Шаг 1. До первого рабочего дня: сверить патент с реальностью

Допуск к работе без действующего патента — уже нарушение, даже если договор вы собирались подписать завтра. В КоАП привлечение к труду понимается как допуск к работе в любой форме. Поэтому патент смотрят до того, как человек взял в руки инструмент или сел за кассу.

Что сверить по самому патенту и платёжным документам:

• регион выдачи: в патенте указан субъект РФ, и работать за его пределами нельзя (п. 16 ст. 13.3 закона № 115-ФЗ); исключение — пары Москва и Московская область, Петербург и Ленинградская область, если эти регионы заключили соглашение по статье 13.3-1;
• профессию, если она в патенте указана: в ряде регионов губернатор решил, что патенты выдаются с профессией, и тогда работа по другой должности — тоже нарушение по ч. 1 ст. 18.15 КоАП;
• чеки или квитанции об уплате фиксированного авансового платежа: патент действует ровно на тот срок, за который заплачено;
• совпадение ФИО и паспортных данных с паспортом, который вам показывают;
• реестр контролируемых лиц на сайте МВД: туда вносят иностранцев без законных оснований для пребывания, а проверка бесплатная.

И одна проверка касается вас самих. Пункт 1 статьи 13.3 закона № 115-ФЗ разрешает нанимать работников по патенту только тем работодателям, у которых нет неисполненных постановлений о штрафе за незаконное привлечение иностранцев. Если такое постановление висит и не оплачено, сначала закройте его.

Отдельно — возраст. Работать по патенту может иностранец, которому исполнилось 18 лет.

Сколько времени у работника после получения патента, чтобы устроиться к вам? Жёсткого срока «устроиться за N дней» закон не ставит. Но есть другой: уведомление с копией договора он должен подать в течение двух месяцев со дня выдачи патента. Если кандидат пришёл к вам с патентом, выданным полтора месяца назад, у него осталось меньше двух недель — и подписывать договор стоит сразу.

Шаг 2. Собрать документы при приёме

Иностранец приносит тот же набор, что и гражданин России по статье 65 ТК РФ, плюс патент. Об этом говорит статья 327.3 ТК РФ. Документы воинского учёта иностранец не предъявляет.

А полис ДМС? Здесь путаница встречается постоянно. По ТК полис добровольного медстрахования при приёме обязан предъявить только высококвалифицированный специалист. Работник с патентом показывает полис не вам, а миграционной службе, когда оформляет патент: закон допускает полис ДМС, договор с медицинской организацией региона или полис ОМС. Требовать от него отдельный полис для трудового договора закон не обязывает, хотя копия полиса в личном деле не помешает — по ней видно, что патент оформлен по правилам.

Сделайте копии патента, паспорта с переводом, миграционной карты и чеков об оплате. Копия чеков пригодится трижды: при допуске, при каждой следующей оплате и для зачёта авансов в НДФЛ (о нём — в шаге 5).

Согласие на обработку персональных данных оформляют так же, как с любым работником; подробно о нём — в статье о согласии на обработку персональных данных при приёме. Для уведомления МВД с 1 сентября 2026 года нужно ещё одно, отдельное согласие — об этом ниже.

Шаг 3. Составить договор: какие строки добавить

Основа — обычный трудовой договор по статье 57 ТК РФ: место работы, трудовая функция, дата начала, оплата, режим. Для работника с патентом статья 327.2 ТК РФ добавляет обязательные сведения о патенте. Удобнее всего начать с готового трудового договора с иностранным гражданином, где эти поля уже предусмотрены. Если вы оформляете гражданина ЕАЭС, подойдёт и обычный трудовой договор с дополнением о гражданстве.

Трудовой договор с иностранным гражданиномОснова для оформления условий труда и сведений о патентеШаблон

Строка о патенте может выглядеть так (в раздел договора о сторонах или в раздел «Общие положения»):

Работник осуществляет трудовую деятельность на основании патента серии __ № __, выданного __ (дата) ГУ МВД России по __ (субъект РФ), с указанием профессии «__» (если профессия указана в патенте). Место работы Работника находится в пределах субъекта Российской Федерации, на территории которого выдан патент.

Место работы указывайте с адресом и в том же регионе, что и патент. Если у вас филиалы в соседних областях, работнику с московским патентом нельзя поручать смены в Тверской области, даже на один день. Московская область — особый случай: закон разрешает Москве и области (так же Петербургу и Ленинградской области) договориться о взаимном признании патентов, и тогда работать можно в обоих регионах, а уведомление МВД подаётся в каждом из них.

Срок договора — бессрочный. Статья 327.1 ТК РФ прямо говорит, что с иностранцем заключают договор на неопределённый срок, а срочный — только в случаях из статьи 59 ТК РФ, как с любым работником. Срок патента сам по себе основанием для срочного договора не считается. Когда срочный договор всё-таки законен, разобрано в статье о срочном трудовом договоре; для сезонной работы или замены отсутствующего подойдёт шаблон срочного трудового договора.

Иногда работодатель думает оформить иностранца не по трудовому договору, а по договору подряда или оказания услуг. Патент это допускает: закон говорит о «трудовом договоре или гражданско-правовом договоре на выполнение работ (оказание услуг)», и уведомление МВД подаётся в обоих случаях в те же три рабочих дня. Но если по факту человек работает по графику, подчиняется правилам распорядка и получает ежемесячную оплату, это трудовые отношения со всеми последствиями. Чем отличаются эти договоры и когда ГПХ переквалифицируют, разобрано в статье о договоре ГПХ с физлицом.

Шаг 4. Подписать в день выхода, а не через три дня

ТК РФ разрешает оформить письменный договор в течение трёх рабочих дней после фактического допуска к работе (статья 67). С иностранцем этим запасом лучше не пользоваться.

Причина простая. Срок уведомления МВД считается с даты заключения договора, а договор считается заключённым с момента допуска. Если работник вышел в понедельник, а бумаги подписали в среду, инспектор посчитает три рабочих дня от понедельника. В уведомлении к тому же указывается дата заключения, и расхождение с табелем бросится в глаза при проверке.

Поэтому порядок такой: проверили патент, подписали договор в двух экземплярах, издали приказ о приёме, и только потом — первая смена. Второй экземпляр договора отдайте работнику под подпись: он понадобится ему самому — об этом через раздел.

Как подать уведомление о заключении трудового договора с иностранным гражданином через Госуслуги?

Это главный срок всей процедуры: три рабочих дня с даты заключения договора. Подаётся уведомление в МВД того региона, где иностранец фактически работает, а не там, где зарегистрирована компания.

Способы подачи перечислены в пункте 8 статьи 13 закона № 115-ФЗ: лично в подразделение по вопросам миграции, через уполномоченную организацию, заказным письмом с уведомлением о вручении или электронно через Госуслуги. Организации и ИП удобнее электронный путь: уведомление подают из учётной записи юрлица или ИП на Госуслугах и подписывают электронной подписью, а статус заявления потом видно в личном кабинете.

С 1 сентября 2026 года действуют новые формы — их утвердил приказ МВД России от 12.05.2026 № 290. Что в них важно для кадровика: в уведомлении о заключении указывают срок действия договора или отмечают, что он бессрочный, а к уведомлениям о заключении и о прекращении договора прикладывают отдельное согласие на обработку персональных данных (образец есть в приложении к приказу). Старые бланки, скачанные до осени, лучше удалить с рабочего компьютера: уведомление по неверной форме тоже наказуемо по ч. 3 ст. 18.15 КоАП.

Пример расчёта. Договор подписан в четверг, 15 октября 2026 года. Рабочие дни: пятница 16-е, понедельник 19-е, вторник 20-е. Последний день для уведомления — 20 октября 2026 года.

Отправляете письмом — сохраните опись вложения, квитанцию с датой и уведомление о вручении: при проверке это единственное доказательство, что вы уложились в срок.

Куда отправлять трудовой договор с иностранцем по патенту?

Сам договор работодатель никуда не отправляет — МВД получает от вас только уведомление. А вот работнику копия договора нужна обязательно, и это его срок, который бьёт и по вам.

По пункту 7 статьи 13.3 закона № 115-ФЗ иностранец в течение двух месяцев со дня выдачи патента сам подаёт в МВД уведомление об осуществлении трудовой деятельности и прикладывает к нему копию трудового договора. Подать можно лично, по почте или через Госуслуги. Не успел — патент аннулируют (подпункт 4 пункта 22 той же статьи), а аннулирование для работодателя означает немедленное прекращение договора без месячной отсрочки.

Если патент выдан 15 сентября 2026 года, последний день для такого уведомления — 15 ноября 2026 года, и это воскресенье: подавать лучше заранее. Если два месяца истекают уже в 2027 году, учтите: с 1 января 2027 года закон перестаёт требовать такое уведомление от работников организаций и ИП (о новых правилах — ниже). Переходных правил для этого случая закон не содержит, так что надёжнее подать уведомление ещё в 2026 году. Человек, который работает у вас с середины октября, вполне может решить, что «всё уже подал работодатель». Объясните ему разницу при подписании договора и попросите показать отметку о приёме. Это пять минут разговора, которые избавляют от поиска нового сотрудника через два месяца.

Шаг 5. Налоги и взносы: что меняется по сравнению с обычным работником

Работник иностранец на патенте: какие налоги платит работодатель? Те же, что и за гражданина России, с одним вычетом в пользу работника.

НДФЛ удерживается по ставке 13% с дохода до 2,4 млн руб. в год, свыше — по прогрессивной шкале. Ставка не зависит от того, резидент работник или нерезидент: для доходов по патенту пункты 3 и 3.1 статьи 224 НК РФ делают исключение из ставки 30% для нерезидентов.

Работник уже заплатил авансы за патент, и закон позволяет зачесть их в НДФЛ. Порядок из статьи 227.1 НК РФ:

1. Работник пишет вам заявление о зачёте и прикладывает чеки об оплате патента.
2. Вы подаёте заявление в свою инспекцию ФНС о подтверждении права на уменьшение налога.
3. Инспекция в течение 10 дней присылает уведомление о подтверждении — если у неё есть сведения МВД о договоре и патенте.
4. После этого вы уменьшаете исчисленный НДФЛ на сумму оплаченных авансов за этот год.

Зачёт делает только один работодатель за год — тот, кого выбрал работник. Если авансов заплачено больше, чем набежало налога, разница не возвращается.

Размер аванса считается так: 1 200 руб. в месяц, умноженные на коэффициент-дефлятор года и на региональный коэффициент из закона субъекта РФ. Поэтому стоимость патента в Москве и, скажем, в Новосибирской области разная.

Страховые взносы — по тем же тарифам, что за граждан России: общий единый тариф 30% в пределах предельной базы и 15,1% сверх неё (пункт 3 статьи 425 НК РФ), а если у вас есть право на пониженный тариф, он действует и здесь. Пониженный тариф на соцстрахование для временно пребывающих иностранцев действовал только до конца 2022 года. С 2023 года временно пребывающие работники застрахованы и в системе ОМС (часть 1.1 статьи 10 закона № 326-ФЗ). Отчёты в СФР и налоговую подаются по тем же формам и в те же сроки, что за любого работника.

Шаг 6. Каждый месяц: следить за оплатой патента

Это шаг, о котором забывают чаще всего, потому что он повторяется. Патент выдают на срок от одного до двенадцати месяцев, и он продлевается автоматически ровно на тот период, за который работник оплатил аванс. Платить нужно до начала очередного периода. Обращаться в МВД для продления не надо.

Обратная сторона: если оплаты нет, патент прекращает действовать со дня, следующего за последним оплаченным. Никакого письма вы не получите. Узнать можно только по чеку работника.

Нажмите на схему, чтобы увеличитьЛистайте вбок; нажмите ещё раз, чтобы уменьшить

Как встроить это в работу кадровика:

• заведите таблицу «работник — оплачено по» и ставьте напоминание за неделю до даты;
• просите копию нового чека в день оплаты, а не в конце месяца;
• через 12 месяцев со дня выдачи патент переоформляют заново: документы работник подаёт не позднее чем за 10 рабочих дней до истечения этих 12 месяцев, и среди них — ваше ходатайство о переоформлении и трудовой договор (п. 9 ст. 13.3 закона № 115-ФЗ), так что подготовьте их заранее;
• если работник уехал в отпуск на родину и не оплатил месяц, по возвращении патент уже не продлить — нужен новый.

Шаг 7. Патент закончился или аннулирован: отстранить, затем уволить

Допустим, работник оплатил патент по 14 декабря 2026 года и следующий платёж не внёс. С 15 декабря патент не действует. Статья 327.5 ТК РФ требует в этот же день отстранить работника от работы. Зарплата за время отстранения не начисляется.

Отстранение оформляют приказом с указанием причины — окончание срока действия патента — и знакомят с ним работника под подпись. Табель за эти дни ведут с отметкой об отстранении. Чек, оплаченный после 14 декабря, патент не вернёт: по пункту 5 статьи 13.3 закона № 115-ФЗ срок действия прекращается со дня, следующего за последним оплаченным, а поздняя оплата его не восстанавливает. Снова допустить человека к работе можно только с новым документом на работу.

Дальше закон даёт месяц. Если за это время работник не получит новый документ на работу, договор прекращается по пункту 5 части первой статьи 327.6 ТК РФ по истечении одного месяца со дня, когда патент перестал действовать. В нашем примере, по правилам исчисления сроков статьи 14 ТК РФ, — 15 января 2027 года. Уведомление о расторжении в МВД — до 20 января 2027 года, снова три рабочих дня.

Аннулирование — другая история. Если МВД аннулировало патент (например, работник не подал уведомление с копией договора), месяца нет: договор прекращается по пункту 2 той же статьи. Об аннулировании МВД сообщает работодателю в течение трёх рабочих дней после решения.

Работник может и сам захотеть уйти, не дожидаясь месяца. Тогда проще оформить соглашение о расторжении трудового договора — это законное основание, и уведомление в МВД подаётся так же. Окончательный расчёт — по общим правилам, о них подробно в статье о расчёте при увольнении.

Если что-то меняется в договоре или в патенте

Работник получил новый патент взамен утраченного, сменил паспорт, перешёл на другую должность или ему повысили оклад — всё это оформляют дополнительным соглашением к трудовому договору. В нём меняют реквизиты патента или условия работы.

Закон требует уведомлять МВД о заключении и прекращении договора. Отдельного уведомления об изменении условий пункт 8 статьи 13 закона № 115-ФЗ не предусматривает. Но перевод на другую должность упирается в патент: если в нём указана профессия, работать по другой нельзя. Выход есть — работник сам обращается в МВД и вносит в патент новую профессию (п. 15 ст. 13.3 закона № 115-ФЗ), и только после этого его переводят. Если профессии в патенте нет, сравните новую должность с ограничениями вашего региона.

При смене паспорта или фамилии работник сам вносит изменения в сведения патента — у него на это семь рабочих дней.

Сроки и штрафы одной таблицей

В Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской областях для организаций верхняя граница по всем этим нарушениям — 1 000 000 руб., нижняя — 400 000 руб. (ч. 4 ст. 18.15 КоАП). Вместо штрафа суд может приостановить деятельность на срок от 14 до 90 суток.

С 3 ноября 2026 года в санкции статьи 18.15 вносятся изменения (Федеральный закон от 04.08.2026 № 294-ФЗ): растут штрафы для граждан без статуса ИП — с 2 000–5 000 до 4 000–7 000 руб., а в Москве, Петербурге и их областях — до 7 000–9 000 руб. Суммы для организаций, ИП и должностных лиц этот закон не меняет.

Чего делать больше не нужно — и что изменится в 2027 году

Часть привычных кадровых процедур устарела, а в статьях и памятках прошлых лет они встречаются до сих пор.

Уведомлять МВД о том, что работник-иностранец не вышел на работу или ушёл в отпуск без сохранения зарплаты, не нужно. Сейчас пункт 8 статьи 13 закона № 115-ФЗ требует от работодателя только два уведомления — о заключении и о прекращении договора, а пункт 9 той же статьи утратил силу (Федеральный закон от 25.12.2023 № 648-ФЗ). Уведомления о выплате зарплаты, за которые наказывает часть 5 статьи 18.15 КоАП, касаются только высококвалифицированных специалистов, к работникам с патентом они не относятся.

Вписывать в трудовой договор условие о ДМС тоже не требуется: часть вторая статьи 327.2 ТК РФ касается только высококвалифицированных специалистов.

А вот с 1 января 2027 года меняется сама статья 13.3 закона № 115-ФЗ (Федеральный закон от 26.07.2026 № 241-ФЗ). Работникам организаций и ИП больше не придётся в течение двух месяцев подавать в МВД своё уведомление с копией договора — эта обязанность останется только у тех, кто работает у граждан для личных нужд. Ваше собственное уведомление за три рабочих дня никуда не исчезает. Ещё закон добавляет основания для аннулирования патента: МВД будет сверять доходы иностранца по данным налоговой, и патент могут аннулировать, если сведений о доходах нет или они ниже прожиточного минимума с учётом регионального коэффициента и детей на иждивении. К первому патенту это не относится, а проверяют доходы начиная с 2027 года. Всё, что сказано в этой статье, верно на 9 октября 2026 года; к новому году сверьте порядок заново.

Регион и запреты губернатора по видам деятельности

Губернатор каждого региона вправе раз в год запретить работодателям привлекать работников по патентам в отдельных видах деятельности — такое право дано пунктом 6 статьи 18.1 закона № 115-ФЗ. Список видов деятельности в каждом регионе свой и может меняться каждый год, поэтому смотреть его нужно в акте губернатора за текущий год, а не в прошлогодней памятке.

Если запрет введён, когда работник уже трудится, договор прекращают по пункту 9 части первой статьи 327.6 ТК РФ — в срок, который установлен самим региональным актом. Эту норму обновил Федеральный закон от 17.11.2025 № 419-ФЗ.

Тот же механизм касается и профессии в патенте: там, где губернатор решил указывать профессию, патент становится ещё и разрешением на конкретную работу. Кладовщик с патентом «подсобный рабочий» — уже нарушение по части 1 статьи 18.15 КоАП.

Автор статьи: Мария Губина

Источники

• Ст. 13 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации»
• Ст. 13.3 Федерального закона № 115-ФЗ — патент
• Ст. 327.2 ТК РФ — сведения о патенте в трудовом договоре
• Ст. 327.6 ТК РФ — прекращение договора с иностранцем
• Ст. 18.15 КоАП РФ — незаконное привлечение иностранцев к работе
• Ст. 227.1 НК РФ — фиксированные авансовые платежи по патенту
• Ст. 224 НК РФ — ставки НДФЛ
• Приказ МВД России от 12.05.2026 № 290 (зарегистрирован в Минюсте 02.06.2026 № 86820) — формы уведомлений о заключении и прекращении договора с иностранцем, применяются с 01.09.2026
• Федеральный закон от 26.07.2026 № 241-ФЗ — изменения закона № 115-ФЗ с 01.01.2027
• Ст. 97 Договора о Евразийском экономическом союзе